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Landeshauptstadt Kiel erstellt Bescheide, wie am Fließband ...

Getreu dem Motto „Einfache Verwaltungsprozesse für Bürger:innen und Verwaltung“ setzt die schleswig-holsteinische Landeshauptstadt Kiel auf die automatisierte Bescheiderstellung über das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments.

Das 2017 in Kraft getretene Onlinezugangsgesetz (OZG) war der Startschuss für einen nachhaltigen Wandel der Öffentlichen Verwaltung. Das OZG fokussierte sich in seiner Ausrichtung auf die Bedürfnisse von Bürger:innen und Unternehmen. Dementsprechend war die Vorgabe, bis Ende 2022 sämtliche Verwaltungsleistungen online zur Verfügung zu stellen. Die gesetzliche Aufgabe galt dabei als erfüllt, wenn der Antragsprozess digitalisiert ist. Schnell wurde klar, dass es sich hierbei um ein sehr sportliches Ziel handelt, denn auch heute 2024 stehen noch nicht bundesweit alle Verwaltungsleistungen digital zur Verfügung. Grund hierfür: Das OZG betrachtete ausschließlich den Prozess der Antragstellung, jedoch nicht vor- oder nachgelagerte Prozesse. Um einen wirklichen Mehrwert für alle Beteiligten; Bürger:innen, Unternehmen aber auch Verwaltungsmitarbeiter:innen zu schaffen, müssen Prozesse vollständig analysiert und digitalisiert werden. Das nimmt bei insgesamt 575 Verwaltungsleistungen deutlich mehr Zeit in Anspruch. So wird uns das Thema Verwaltungsmodernisierung noch eine ganze Weile begleiten. Dennoch gibt es bereits heute zahlreiche Best-Practice-Beispiele, in denen eine vollständig automatisierte (falls nicht anders möglich, auch teilautomatisierte) digitale Antragsabwicklung umgesetzt wurde.

Der Landeshauptstadt Kiel ist die Zufriedenheit der Bürger:innen mit den städtischen Dienstleistungen sehr wichtig. Gleichzeitig wird jedoch auch großen Wert darauf gelegt, die eigenen Mitarbeiter:innen zu entlasten. „Die reine Bereitstellung von Online-Formularen macht vielleicht die ein- oder andere Bürger:in glücklich, aber wenn die Sachbearbeitung im Hintergrund dadurch mehr Aufgaben hat oder deutlich länger für die eigentliche Bearbeitung des Antrags benötigt, sind am Ende des Tages wieder beide Parteien frustriert“, stellt Christoph Steuber, eGovernment-Manager der Stadt Kiel, klar. „Das Ziel: Einfache Prozesse für Bürger:innen und Verwaltung“. Um das zu erreichen hat die Landeshauptstadt Kiel die Stabstelle Digitalisierung ins Leben gerufen. Getreu dem Motto „Neues einfach machen!“ treibt Kiel den digitalen Wandel in unterschiedlichen Formaten voran.

So beteiligte sich die schleswig-holsteinische Landeshauptstadt selbstverständlich auch am sogenannten Landeshackathon 2022 sowie 2023. Bei einem Hackathon handelt es sich um ein meist mehrtägiges Event, bei dem, während der Dauer versucht wird (gemeinsam mit Hersteller:innen, IT-Expert:innen, Fachexpert:innen, etc.) innovative, kreative und nützliche Softwareprodukte und Lösungen für vorgegebene Herausforderungen zu finden. Im Rahmen des ersten OZG-Verwaltungshackathon Schleswig-Holstein konnte Kiel bereits 46 digitale Anträge für die Stadtverwaltung entwickeln. Während der Fokus im Juli 2022 auf der Gestaltung von Onlinediensten lag, sprich die Sicht der Bürger:innen in Form von intelligenten Antragsassistenten verbessert wurde, stand im September 2023 die Abarbeitung der Anträge im Mittelpunkt. Ziel des zweiten SH:digital Hackathons war es daher, über Online-Anträge hinaus, den gesamten Verwaltungsprozess vollständig zu digitalisieren.

Bei der Frage: „Was kann automatisiert werden?“ beziehungsweise „Was erfordert die meiste Handarbeit?“ wurde das Paradebeispiel schnell gefunden: „Mobiles Haltverbot“. Die Kieler Straßenverkehrsbehörde besteht aus vier Mitarbeiter:innen. Für den Onlinedienst „Mobiles Haltverbot“ gehen jährlich etwa 7.000 Anträge ein, Tendenz steigend. Die Abarbeitungszeit pro Antrag betrug bisher etwa sieben bis zehn Minuten. Das Erstellen der Bescheide war äußerst aufwendig: Datenübernahme, Stempel, Unterschrift, das ganze einscannen und per E-Mail an die antragstellende Person zurücksenden. Die Lösung: Ein digitaler Bescheid muss her, am besten komplett vollautomatisiert. Gesagt, getan. Der neue Verwaltungsprozess läuft nun wie folgt ab: Die antragstellende Person meldet sich mit dem eigenen Account beim Service-Konto Schleswig-Holstein an und stellt den Online-Antrag auf „Mobiles Haltverbot“. Nachdem der Antrag abgesendet wurde, landet dieser im Posteingang des Fachverfahrens „Alfa“ innerhalb der OZG-Cloud. Im Anschluss folgt die Prüfung auf Vollständigkeit sowie Richtigkeit. Bei fehlenden Unterlagen wird die antragstellende Person über das Servicekonto informiert, sodass diese online nachgereicht werden können. Diese Prüfung ist derzeit seitens der Fachabteilung noch gewünscht, kann in einem weiteren Schritt jedoch auch entfallen. Sind alle Angaben und Unterlagen vollständig und korrekt, wird per Knopfdruck der Bescheid erstellt und wieder in das Postfach des Servicekontos der antragstellenden Person zurückgespielt.

Für die Umsetzung des digitalen Verwaltungsprozesses kommen die Komponenten OZG-Cloud, die Allgemeine Fachanwendung (Alfa), das Antragsmanagement Form-Solutions sowie das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments zum Einsatz. Die OZG-Cloud ist eine verwaltungsseitige IT-Systemlandschaft für Kommunen und öffentlich-rechtliche Körperschaften oder Anstalten. Sie wurde von Kommunen initial ins Leben gerufen und wird seit 2022 mit einer breiten Initiative des Landes Schleswig-Holstein, des ITV.SH, den schleswig-holsteinischen Kommunen und der Projektleitung von Dataport vorangetrieben. Die OZG-Cloud ist für eine medienbruchfreie und digitale Sachbearbeitung von Verwaltungsleistungen (OZG) konzipiert. Sie besteht aus einer webbasierten Allgemeinen Fachanwendung (Alfa), die in einer Cloud-Umgebung läuft. Mit Alfa können Kommunen sowie öffentlich-rechtliche Körperschaften und Anstalten Anträge aber auch Anfragen von Bürger:innen und Unternehmen mit digital gestützten Workflows einfach bearbeiten.

Die mit dem Antragsassistent eingereichten Daten werden durch die Fachanwendung Alfa weiterverarbeitet und via Webservice-Schnittstelle an SmartDocuments übergeben. Über das zentrale Vorlagenmanagementsystem wird im Hintergrund die Vorlage für den Bescheid des „Mobilen Haltverbots“ aufgerufen. Diese wird mit den erforderlichen Daten aus der Fachanwendung befüllt, der Bescheid generiert und an die Fachanwendung Alfa zurückgespielt.

Mit dem neuen vollautomatisierten Prozess wird pro Antrag nur noch knapp eine Minute Bearbeitungszeit benötigt. Das bedeutet, eine Zeitersparnis von etwa vier Monaten pro Jahr. Die Straßenverkehrsbehörde sieht das als Chance, sich zeitraubende Standardarbeiten vom Hals zu halten und sich lieber aufwendigeren, komplexeren Themen und Projekten zu widmen. Mit dem Erfolg des ersten vollautomatisierten Prozesses ließ die Umsetzung weiterer Szenarien nicht lange auf sich warten. Neben zahlreichen internen Prozessen wird derzeit an der Verkehrsrechtlichen Anordnung, dem Begleitschreiben für die Urkundenbestellung sowie dem Wohnberechtigungsschein gearbeitet. „Die Bescheiderstellung läuft bei uns wie am Fließband. Wir blicken optimistisch in die Zukunft und freuen uns, unseren Kolleg:innen die Arbeit jeden Tag ein bisschen einfacher zu machen“, schließt Christoph Steuber ab.

Autor:innen

• Frederike Harder, eGovernment-Managerin der Landeshauptstadt Kiel
• Juliane Buch, Marketing & PR SmartDocuments Deutschland GmbH

Dokument

• Praxisbericht: Landeshauptstadt Kiel (PDF, 3.9 MB), Autor/in: Frederike Harder, E-Government Managerin, Landeshauptstadt Kiel

Landeshauptstadt Kiel gibt weiterhin Vollgas in Richtung Digitalisierung!

In zehn Wochen zur vollautomatisierten Bescheiderstellung. Die Landeshauptstadt Kiel optimiert den Prozess der Antragsabwicklung für das „Mobile Haltverbot“ im Schnelldurchlauf.

Der Hackathon-Trend

Um die Verwaltungsdigitalisierung voranzutreiben nutzt die Landeshauptstadt Kiel das sich mehr und mehr etablierende „Hilfsmittel“ Hackathon. Bei einem Hackathon handelt es sich um ein meist mehrtägiges Event, bei dem, während der Dauer versucht wird (gemeinsam mit Hersteller:innen, IT-Expert:innen, Fachexpert:innen, etc.) innovative, kreative und nützliche Softwareprodukte und Lösungen für vorgegebene Herausforderungen (Challenges) zu finden. Im Rahmen des ersten OZG-Verwaltungshackathon Schleswig-Holstein konnte Kiel bereits 46 digitale Anträge für die Stadtverwaltung entwickeln. Während der Fokus im Juli 2022 auf der Gestaltung von Onlinediensten lag, sprich die Sicht der Bürger:innen in Form von intelligenten Antragsassistenten verbessert wurde, stand im September 2023 die Abarbeitung der Anträge im Mittelpunkt. Ziel des zweiten SH:digital Hackathons war es daher, über Online-Anträge hinaus, den gesamten Verwaltungsprozess vollständig zu digitalisieren. „Beim ersten landesweiten Hackathon SH:digital wurde Zukunft greifbar gemacht – und durch die Mitarbeitenden der kommunalen Verwaltungen aktiv mitgestaltet. Wir schaffen uns hier als Verwaltungen Freiraum, gemeinsam sinnvolle digitale Lösungen auf den Weg zu bringen, die für alle intuitiv nutzbar sind.“, betonte Kiels Oberbürgermeister Ulf Kämpfer. „Denn Automatisierung entlastet die Mitarbeitenden und ermöglicht den flexiblen Gang zum Amt für alle Bürger:innen – egal zu welcher Uhrzeit und ohne unnötige Wege.“

Automatisierte Bescheiderstellung in der Straßenverkehrsbehörde

Bei der Frage: „Was kann automatisiert werden?“ beziehungsweise „Was erfordert die meiste Handarbeit?“ wurde das Paradebeispiel schnell gefunden: „Mobiles Haltverbot“. Die Kieler Straßenverkehrsbehörde besteht aus vier Mitarbeiter:innen. Für den Onlinedienst „Mobiles Haltverbot“ gehen jährlich etwa 7.000 Anträge ein, Tendenz steigend. Die Abarbeitungszeit pro Antrag betrug bisher etwa sieben bis zehn Minuten. Das Erstellen der Bescheide war äußerst aufwendig: Datenübernahme, Stempel, Unterschrift, das ganze einscannen und per E-Mail an die antragstellende Person zurücksenden. Die Lösung: Ein digitaler Bescheid muss her, am besten komplett vollautomatisiert. Gesagt, getan. Der neue Verwaltungsprozess läuft nun wie folgt ab: Die antragstellende Person meldet sich mit dem eigenen Account beim Service-Konto Schleswig-Holstein an und stellt den Online-Antrag auf „Mobiles Haltverbot“. Nachdem der Antrag abgesendet wurde, landet dieser im Posteingang des Fachverfahrens „Alfa“ innerhalb der OZG-Cloud. Im Anschluss folgt die Prüfung auf Vollständigkeit sowie Richtigkeit. Bei fehlenden Unterlagen wird die antragstellende Person über das Servicekonto informiert, sodass diese online nachgereicht werden können. Diese Prüfung ist derzeit seitens der Fachabteilung noch gewünscht, kann in einem weiteren Schritt jedoch auch entfallen. Sind alle Angaben und Unterlagen vollständig und korrekt, wird per Knopfdruck der Bescheid erstellt und wieder in das Postfach des Servicekontos der antragstellenden Person zurückgespielt.

Das Zusammenspiel unterschiedlichster Komponenten

Für die Umsetzung des digitalen Verwaltungsprozesses kommen die Komponenten OZG-Cloud, die Allgemeine Fachanwendung (Alfa), das Antragsmanagement Form-Solutions sowie das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments zum Einsatz. Die OZG-Cloud ist eine verwaltungsseitige IT-Systemlandschaft für Kommunen und öffentlich-rechtliche Körperschaften oder Anstalten. Sie wurde von Kommunen initial ins Leben gerufen und wird seit 2022 mit einer breiten Initiative des Landes Schleswig-Holstein, des ITV.SH, den schleswig-holsteinischen Kommunen und der Projektleitung von Dataport vorangetrieben. Die OZG-Cloud ist für eine medienbruchfreie und digitale Sachbearbeitung von Verwaltungsleistungen (OZG) konzipiert. Sie besteht aus einer webbasierten Allgemeinen Fachanwendung (Alfa), die in einer Cloud-Umgebung läuft. Mit Alfa können Kommunen sowie öffentlich-rechtliche Körperschaften und Anstalten Anträge aber auch Anfragen von Bürger:innen und Unternehmen mit digital gestützten Workflows einfach bearbeiten.

Die mit dem Antragsassistent eingereichten Daten werden durch die Fachanwendung Alfa weiterverarbeitet und via Webservice-Schnittstelle an SmartDocuments übergeben. Über das zentrale Vorlagenmanagementsystem wird im Hintergrund die Vorlage für den Bescheid des „Mobilen Haltverbots“ aufgerufen. Diese wird mit den erforderlichen Daten aus der Fachanwendung befüllt, der Bescheid generiert und an die Fachanwendung Alfa zurückgespielt.

Die Umsetzung im Schnelldurchlauf

Die Umsetzung des Digitalisierungsprojekts erfolgte im Schnelldurchlauf. Von der Prototypgestaltung im September bis zur Liveschaltung Anfang Dezember 2023 vergingen circa zehn Wochen. „Wir sind begeistert, wie schnell Onlinedienste an den Start gehen können, wenn alle Beteiligten Hand in Hand arbeiten. Auch die ersten Erfolge können sich wirklich sehen lassen.“, schwärmt Jonas Dageförde , Chief Digital Officer (CDO) der Landeshauptstadt Kiel. Mit dem neuen vollautomatisierten Prozess wird pro Antrag nur noch knapp eine Minute Bearbeitungszeit benötigt. Das bedeutet, eine Zeitersparnis von etwa vier Monaten pro Jahr. Die Straßenverkehrsbehörde sieht das als Chance, sich zeitraubende Standardarbeiten vom Hals zu halten und sich lieber aufwendigeren, komplexeren Themen und Projekten zu widmen.

Kiel gibt weiterhin Vollgas …

Neben dem „Mobilen Haltverbot“ werden noch weitere Onlinedienste mit einer vollautomatisierten Bescheiderstellung ausgestattet, wie beispielsweise die „Windelförderung“, die „Mitteilung zum Kauf eines Kraftfahrzeuges“ oder auch die „Hundesteuer-An- sowie Abmeldung“. Perspektivisch werden selbstverständlich weitere Fachbereiche folgen.

Autor

• Christoph Steuber, E-Government Manager, Stabsstelle Digitalisierung (OB.D) bei der Landeshauptstadt Kiel

Dokument

• Praxisbericht: Landeshauptstadt Kiel (PDF, 1.6 MB), Autor/in: Christoph Steuber, E-Government Manager, Landeshauptstadt Kiel

Kanalanschlussverwaltung mit Lovion – ein Projekt der ITK Harburg

Für den medienbruchfreien Betrieb der Abwasserbeseitigung kombiniert der Landkreis Harburg das Fachverfahren Lovion BIS und das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments.

Die Abwasserbeseitigung obliegt normalerweise Städten und Gemeinden. Der Landkreis Harburg übernimmt diese jedoch im Rahmen des „Betrieb 82-Abwasserbeseitigung“ für einige Teilgebiete. Bei der Abwasserbeseitigung wird Abwasser in Abwasserleitungen gesammelt, durch die Kanalisation geleitet und in Kläranlagen behandelt, versickert, verregnet und verrieselt. Darüber hinaus wird der Klärschlamm entwässert sowie der anfallende Schlamm in den Zentralkläranlagen „Seevetal“ und „Obere Este“ beseitigt. Der Prozessoptimierung und Digitalisierung des Betriebs der Abwasserbeseitigung nahm sich die ITK Harburg an.

Die ITK Harburg betreibt und supportet als Full-Service-Dienstleister alle IT-Systeme der Kreis- und der Trägergemeindeverwaltungen für derzeit 1.400 Anwender:innen und stattet immer mehr Schulen im Landkreis mit IT-Technik aus. Als Anstalt öffentlichen Rechts (AöR) sind die Träger der Landkreis Harburg und mehrere kreisangehörige Gemeinden, sodass IT-Ressourcen gebündelt und Skaleneffekte generiert werden können.

Nach intensiver Analyse der vorhandenen Prozesse und Recherche passender Softwarelösungen wurde das Tool Lovion BIS für den Betrieb Abwasserbeseitigung des Landkreise Harburg beauftragt.
Die Software Lovion BIS wurde als Betriebsinformationssystem speziell für die Anforderungen von Netzbetreibern entwickelt. Den Mittelpunkt des Systems bildet die flexible Verwaltung von Betriebsmitteln. Diese können über die Lovion eigene Integrationsplattform an das System angebunden oder im Lovion BIS führend gepflegt werden. Auf Basis dieser Möglichkeiten schafft das Lovion BIS eine einheitliche Sicht auf die Betriebsmitteldaten aus den Netzen, Anlagen und Zählern. Erst diese umfassende Sicht ermöglicht eine durchgängige Unterstützung von Geschäftsprozessen mit einheitlicher Benutzerführung und hoher Akzeptanz bei den Anwender:innen.

Für den Bereich Dokumentenerzeugung liefert Lovion BIS eine eigene Office Schnittstelle (Office Reporting/Office-Berichte) mit. Der Landkreis Harburg nutzt jedoch bereits SmartDocuments als zentrales Vorlagenmanagement. So wurde während der Einführung von Lovion der Wunsch geäußert, das vorhandene Vorlagenmanagement einzubinden. Die ITS Informationstechnik Service GmbH und die SmartDocuments Deutschland GmbH beschlossen daher im beiderseitigem Interesse, eine Schnittstelle zu Lovion BIS zu entwickeln. Mit dem SmartDocumentsConnectPlugIn kann SmartDocuments direkt aus der Fachanwendung Lovion BIS gestartet werden. Die relevanten Daten werden dabei über eine Webservice-Schnittstelle übertragen und direkt in die Vorlage übernommen. Das erzeugte Dokument im Word- oder PDF-Format wird anschließend wieder automatisiert an die Fachanwendung zurückgespielt. Grundsätzlich gibt es dabei zwei Ausgabeoptionen: Sind zusätzliche Eingaben der Nutzer:innen erforderlich, öffnet sich der SmartWizard für die Bearbeitung des Dokuments. Sind jedoch keine weiteren Angaben notwendig, wird vollautomatisiert das Dokument im gewünschten Format erzeugt.

So nutzt der Landkreis Harburg ein zentrales Vorlagenmanagement statt einzelner Wordvorlagen. Das vereinfacht die Pflege der Vorlagen enorm, denn Logos, Briefköpfe sowie Textbausteine sind leicht ganz ohne Programmierkenntnisse und an einer Stelle veränderbar.

Mit der Einführung sollten vorhandene Medienbrüche (wie beispielsweise die Führung von Papierakten, was sich im Außendienst bei Wind und Wetter als nicht allzu praktisch erweist) beseitigt werden. Auch die Access-basierte Verwaltung von Kanalanschlüssen, Anschlussgebühren und Beiträgen, Terminplanung der Techniker sowie Statistiken war nicht mehr zeitgemäß, da es sich um ein isoliertes System handelt, welches keine Schnittstellen zu HKR, GIS, DMS, BaSYS und Office aufweist. Im Rahmen des Projektes wurde daher unter Einbeziehung unterschiedlicher Fachbereiche sowie unter Berücksichtigung involvierter Stakeholder und Freigabeprozesse Lovion BIS als zentrale Fachanwendung etabliert und eine vollumfängliche Migration der Access-Daten durchgeführt.

Um nicht weiterhin Insellösungen zu betreiben und redundante Daten zu erhalten, wurden Schnittstellen zwischen Lovion BIS und vorhandenen Anwendungen, wie beispielsweise dem Dokumentenmanagementsystem d.velop documents (Hersteller: d.velop AG) und der kommunalen Finanzsoftware proDoppik (Hersteller: H+H) geschaffen. Darüber hinaus wurden Sachdaten sowie geometrische Daten aus dem Geoinformationssystemen ReGIS ArcGIS (Hersteller: ESRI) zusammengeführt.

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  Landkreis Harburg

  Landkreis Harburg

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  ITS System GmbH

  ITS System GmbH

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  Lovion GmbH

  Logo Lovion GmbH

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  Logo SmartDocuments

  Logo SmartDocuments

Autor:innen

• Lars Winkler, Anwendungsbetreuer, ITK Harburg
• Juliane Buch, Marketing & PR SmartDocuments Deutschland GmbH

Dokument

• Praxisbericht: ITK Harburg (PDF, 2 MB), Autor/in: Lars Winkler, Anwendungsbetreuer, ITK Harburg

Dokumentenautomatisierung für die Urkunden der Vereinsmeisterschaft

Ja, auch Schützenvereine haben ordentlich "Papierkram" und erzeugen fleißig Dokumente. Bestes Beispiel dafür: Die Erstellung von Urkunden für die alljährlichen Vereinsmeisterschaften. Um sich die Arbeit massiv zu erleichtern, setzt der Sportschützenverein Karlsbad e.V. (SSV Karlsbad) daher seit diesem Jahr auf das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments.

Alle Jahre wieder ...

Um sich mit anderen Sportschütz:innen zu duellieren, veranstaltet der SSV Karlsbad jährlich ab Ende September bis einschließlich November die internen Vereinsmeisterschaften. Vereinsmeisterschaften sind Wettkämpfe, die innerhalb des eigenen Vereins ausgetragen werden, um die jeweils besten Sportschütz:innen zu ermitteln. In Karlsbad werden hierfür, je nach Nachfrage, bis zu 38 unterschiedliche Disziplinen angeboten und jede Abteilung (Kurzwaffe, Langwaffe, Bogen, etc.) mit einbezogen. Jedes Mitglied kann an den Vereinsmeisterschaften teilnehmen, und zwar in seinen/ihren jeweiligen Sportarten. So kommen in der Regel zwischen 130 und 180 Starts zu Stande.

Es war einmal ... Der bisherige Prozess der Urkundenerzeugung

Bisher wurden sämtliche Ergebnisse in eine Excel-Tabelle übertragen. Nach abgelaufener Teilnahmefrist wurden die Ergebnisse ausgewertet und die jeweils fünf besten Schütz:innen pro Disziplin erhielten eine Urkunde. Für die Erzeugung der Urkunde gab es je Disziplin eine Word-Vorlage. Innerhalb der jeweiligen Vorlage wurden daraufhin die Teilnehmer:in, das Ergebnis sowie der Platz manuell angepasst und die Daten per Copy & Paste aus der Exceltabelle übernommen. "Da vergingen dann schon gerne mal ein paar Stunden, bis alle Disziplinen abgearbeitet  waren", berichtet Lennart Hielscher, Stellvertretender Sportleiter des SSV Karlsbad. "Vor allem hat es beim Einfügen der Daten immer wieder das Layout verschoben. Plötzlich ein Absatz, die falsche Schriftart. Jede Urkunde musste daher vor dem Druck nochmal geprüft werden."

Eine moderne Lösung muss her!

"Wir waren uns einig, das geht doch garantiert auch einfacher!", erzählt Volker Göring, Vorstand des Sportschützenverein Karlsbad e.V., während des Interviews. "Aus diesem Grund machten wir uns auf die Suche nach der passenden Softwarelösung. Die Anforderungen: Einfach in der Handhabung, schnell in der Umsetzung und Zeitersparnis im Vereinsalltag. Und so wurden wir auf SmartDocuments aufmerksam. Auch wenn wir nicht die klassische Zielgruppe sind, war das Team der SmartDocuments sehr aufgeschlossen und sprudelte direkt vor Ideen. Das hat uns sehr gefallen", so Göring weiter. So verging nicht viel Zeit, bis die erste Vorlage "Urkunde" umgesetzt wurde.

"Die Urkundenerzeugung läuft jetzt vollautomatisiert. Wir pflegen lediglich die Exceltabelle mit allen Ergebnissen der Schütz:innen in sämtlichen Disziplinen. Eine Urkunde erhalten jedoch nicht alle Teilnehmer:innen, sondern nur die Plätze 1 bis 5. Damit diese nicht nochmals extrahiert werden müssen, wird auch der Hinweis "Erhalt einer Urkunde" innerhalb der Excel per "x" definiert. Für den Druck der Urkunden öffnen wir den SmartWizard und starten die Vorlage mit der Exceltabelle. Sämtliche variablen Daten, wie der Titel der Meisterschaft, die Disziplin, die Teilnehmer:innen, den Platz sowie die Punkt- bzw. Ringzahl werden automatisch befüllt. Ruckzuck erhalten wir eine zip-Datei mit allen erforderlichen Urkunden (Platz 1 bis 5 jeweils pro Disziplin) im PDF-Format. Nur noch drucken, fertig", berichtet Lennart Hielscher. "Das geniale, die Vorlage kann nicht nur für die Generierung der Urkunden für die Vereinsmeisterschaften, sondern ebenso für alle anderen internen Wettkämpfe verwendet werden."  

Einheitlicher Auftritt nach Außen

Ein weiteres "Sorgendkind" war darüber hinaus der einheitliche Auftritt nach Außen. Sämtliche Vorstandsmitglieder müssen die unterschiedlichsten Schreiben anlegen. Hierfür wurden ebenso Word-Vorlagen erstellt. Jedes Vorstandsmitglied hat diese am eigenen PC individuell genutzt und angepasst. Trotz einheitlicher Vorlage wiesen diese unterschiedliche Schriftarten, Schriftgrößen oder gar veraltete Daten auf. "Das war alles andere als professionell", betont Volker Göring. Mit SmartDocuments haben wir nun eine Vorlage gestaltet. Diese kann webbasiert sowie rechnerunabhängig per einfachem Frage-Antwort-Prinzip durchlaufen werden und am Ende purzelt ein schickes Dokument im Word- oder PDF-Format heraus. "Das tolle daran, die Vorstandsmitglieder sind im System hinterlegt, sodass automatisch die richtigen Kontaktdaten vorbefüllt werden", so Göring weiter. Klarer Pluspunkt: Die Dokumentersteller:innen haben keinerlei Einfluss auf die Optik des Dokuments. Das Aussehen wurde einmalig, zentral festgelegt.

Der Blick in die Zukunft ...

"Die Tests waren einwandfrei! Alles in allem konnten wir bereits heute die Anzahl an Vorlagen sowie den Pflegeaufwand deutlich reduzieren. Perspektivisch möchten wir daher auch weitere Vorlagen, wie unsere Mitgliederverwaltung sowie interne Anträge im Zusammenhang mit dem Waffenrecht umsetzen. Wir arbeiten alle ehrenamtlich und ich finde es toll, dass sich meine Vorstandskolleg:innen Zeit freischaufeln, um sich für den Verein zu engagieren. Aus diesem Grund bin ich der Meinung, dass auch Vereine den Schritt in Richtung Digitalisierung wagen können, um den privaten Zeitaufwand so gering, wie möglich zu halten", erklärt Volker Göring abschließend.

Autor:innen

• Volker Göring, Vorstand des Sportschützenverein Karlsbad e.V.
• Juliane Buch, Marketing & PR SmartDocuments Deutschland GmbH

Dokument

• Praxisbericht: Sportschützenverein Karlsbad e.V. (PDF, 2.4 MB), Autor/in: Volker Göring, Vorstand des Sportschützenverein Karlsbad e.V.

Für die Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung setzt die niedersächsische Kreisverwaltung auf das Produkt SmartDocuments. Kay Bendig, Amt für Zentrale Aufgaben und Finanzen im Landkreis Cloppenburg berichtet über die Einführung von SmartDocuments.

Amt für Amt in Richtung Dokumentenautomatisierung

Die Verwaltungsdigitalisierung ist uns wichtig ...

Im Hinblick auf die Verwaltungsdigitalisierung setzt die Kreisverwaltung Cloppenburg auf innovative Technologien und digitale Prozesse, um sich den Verwaltungsalltag maßgeblich zu erleichtern. Neben der digitalen und revisionssicheren Aktenführung über das Dokumentenmanagementsystem (DMS) DMS&more der KDO (Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg) kommen ebenso ein digitales Liegenschafts- und Gebäudemanagement-System sowie zahlreiche Fachanwendungen zum Einsatz.

Der Landkreis engagiert sich, gerade im Bereich Dokumentenmanagement, auch gerne als Pilotkunde, um die Entwicklung neuer prozessorientierter Funktionen voranzutreiben. Für die Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung setzt der niedersächsische Kreis auf das Produkt SmartDocuments. „Während SmartDocuments vor circa vier Jahren zunächst innerhalb des Jugendamts eingeführt wurde, wird es seit knapp 1,5 Jahren in immer mehr Fachbereichen als zentrales System zur Verwaltung sämtlicher Dokumentvorlagen verwendet“, berichtet Kay Bendig, Mitarbeiter aus dem Bereich Amt für zentrale Aufgaben.

Herr Bendig ist bereits seit 1999 als Systemadministrator innerhalb der Kreisverwaltung tätig und verantwortet die Bereiche Internet, Intranet, diverse Datenbanken sowie die Software SmartDocuments.

Amt für Amt ...

Die Einführung erfolgte abteilungsweise. Das Sozialamt verfügte schon über SmartDocuments, da das Vorlagenmanagement in das Fachverfahren LÄMMkom LISSA der LÄMMERZAHL GmbH bereits integriert ist. „Etwa die Hälfte der Ämter, wie z.B. das Ordnungsamt, das Jugendamt, die Rechtsabteilung oder das Schulamt, haben wir bis heute mit SmartDocuments ausgestattet. Leider hat sich die Softwareeinführung pandemiebedingt etwas verzögert. Aber wir kommen gut voran und mit jeder neuen Vorlage wird der Arbeitsalltag einfacher und besser“, schildert Herr Bendig. Heute werden über SmartDocuments Vorlagen aus den unterschiedlichsten Bereichen zentral verwaltet und Dokumente wie beispielsweise Anschreiben, Bescheide, Einladungen, sprich Schriftstücke jeglicher Art erstellt. „Besonders begeistert sind die Kolleg:innen von der Berechnungsfunktion. Bei Bescheiden mit Kosten müssen lediglich die Werte in den SmartWizard eingetragen werden, das Dokument errechnet den Betrag daraufhin automatisch, ganz ohne aufwendige Word-Formeln. Das einfache Handling mit der Software sorgte dafür, dass die Vorzüge rasch erkannt und die Akzeptanz innerhalb der Fachbereiche schnell geschaffen wurde.“ „Bis heute haben wir so viele Vorlagen erstellt, dass bereits ein Upgrade nötig war. Nun haben wir das Professional Paket im Einsatz und können unbegrenzt Vorlagen gestalten.“

Autor:innen

• Kay Bendig, Amt für Zentrale Aufgaben und Finanzen, Landrat Landkreis Cloppenburg
• Juliane Buch, Marketing & PR SmartDocuments Deutschland GmbH

Dokument

• Praxisbericht: Landkreis Cloppenburg (PDF, 7.9 MB), Autor/in: Kay Bendig, Amt für Zentrale Aufgaben und Finanzen, Landrat Landkreis Cloppenburg

Für Frieder Schelle, Team Leader Legal Consultants von Trusted Shops, hat der Einsatz von SmartDocuments entscheidend dazu beigetragen, den steigenden Anforderungen in der Beratung von Online-Händlern gerecht zu werden. Die einheitliche und effiziente Erstellung von Dokumenten ist insbesondere für eine verbindliche Rechtsberatung wesentlich.

Den immer steigenden Anforderungen gerecht werden ...

Gewachsene Ansprüche

Trusted Shops ist ein vor über 20 Jahren in Köln gegründetes Unternehmen, das Online-Shops sowie deren Kund:innen Leistungen in Form eines Gütesiegels, Käuferschutz-Verfahrens und eines Systems zur Kund:innenbewertung anbietet. Im Jahr 2014 wurde die umfassende Beratung um die sogenannten „Legal Services“ erweitert, um Online-Händlern unter anderem auch den Schutz vor juristischen Angriffen bieten zu können.

Lösung für komplexe Sachverhalte

Zunächst wurden die „Legal Services“ gemeinsam mit Kanzleien als Rechtsberatung angeboten. Juristische Sachverhalte mussten dabei jeweils einzeln geprüft werden und schnell stieß man an die Grenzen des Machbaren - und auch der wirtschaftlichen Effektivität. Zumal wiederkehrende Vorgänge auch bei komplexen Aufgabenstellungen immer mehr nach standardisierten und einfacheren Lösungen verlangten. Auf der Suche nach einem dafür passenden Tool kam man 2015 erstmals mit SmartDocuments in Kontakt.

Frieder Schelle war schnell klar, hiermit den richtigen Anbieter gefunden zu haben, mit dem Textbausteine zu rechtlich komplizierten Sachverhalten so programmiert werden konnten, dass sie in der Beratung den Online-Schutz rechtssicher machen, um sich beispielsweise gegen Abmahn- Vereine erfolgreich zur Wehr zu setzen. Trusted Shops fühlte sich, wie Schelle betont, „von Anfang an gut an die Hand genommen“, denn die komplexen Anforderungen wurden von SmartDocuments sehr schnell verstanden und in einfache Lösungen überführt.

Effiziente Arbeitsprozesse

Was ihn besonders beeindruckt hat: Schon nach zwei intensiven Tagen, in denen die Mitarbeiter:innen von Trusted Shops in die Grundlagen durch Expert:innen der SmartDocuments eingearbeitet wurden, konnte es los gehen. „Die Schulung war top.“, betont Schelle und erklärt weiter: „Wir haben sehr schnell gelernt, wie einfach und logisch die Bedienbarkeit strukturiert ist. In unserer täglichen Arbeit konnte der Aufwand für die Erstellung einiger regelmäßig benötigter Dokumente um mehr als die Hälfte reduziert werden. Das bewahrt unsere Mitarbeiter:innen vor mühsamen repetitiven Aufgaben und spart Kosten. Zudem führt der Einsatz von SmartDocuments automatisch zu einem gemeinsamen Standard, welcher ständig verbessert wird. Alle Mitarbeiter: innen, die mit SmartDocuments arbeiten, können zentral Hinweise auf Verbesserungspotenziale der Dokumente geben und nehmen damit gemeinsam Einfluss auf die Verbesserung der Dokumente. Auf dieser Basis können wir jederzeit sichere Expertisen abgeben und unseren Kund:innen erfolgreich helfen.“

Kontinuierlicher Support

Dass Trusted Shops mithilfe der Lösungen von SmartDocuments den eigenen Kund:innen eine rechtsverbindliche Expertise anbieten kann, war ein großer Schritt in der Erweiterung der Beratungsleistungen. Aber nicht der letzte. Denn die Betreuung von SmartDocuments geht weit über die einmalige Implementierung und Schulung der Software sowie die technische Unterstützung hinaus. Auch inhaltlich wird kontinuierlich gemeinsam überlegt, was an zusätzlichen Lösungen für sich stetig ändernde und breiter werdende Branchenanforderungen in einem prosperierenden Markt geschaffen werden müssen, um auch zukünftig den Ansprüchen gerecht zu werden.

„2019 haben wir ein sehr langes Gespräch mit dem Support gehabt“, so berichtet Schelle, „in dem wir unsererseits Lösungsüberlegungen zu weiteren Fragestellungen formuliert haben. Es war toll zu sehen, wie intensiv die Ansprechpartner:innen von SmartDocuments direkt darauf eingegangen sind und uns schon nach kurzer Zeit Vorschläge für die Erweiterung der Services machen konnten. So stellt man sich eine gute und zielführende Beziehung zu Dienstleistern tatsächlich vor.“ Was Trusted Shops betont, ist für SmartDocuments eine Selbstverständlichkeit in der Betreuung von Kund:innen. Die vertrauensvolle und enge Zusammenarbeit wird tatsächlich gelebt - und beide Seiten profitieren davon. Märkte wachsen, Ansprüche verändern sich und die daraus resultierenden Anforderungen müssen sowohl technisch, als auch inhaltlich beantwortet werden. Nur so werden aus Kundenbeziehungen echte Partnerschaften.

Autor

Frieder Schelle, Team Leader Legal Consultants
Trusted Shops GmbH

Dokument

• Praxisbericht: Trusted Shops GmbH (PDF, 933 kB), Autor/in: Frieder Schelle, Team Leader Legal Consultants Trusted Shops GmbH

Innerhalb von nur drei Monaten wurde in der Gemeinde Krummhörn eine automatisierte Gästebeitragsanmeldung eingeführt. Realisiert hat das Projekt die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) gemeinsam mit ihren Partnern Form-Solutions und SmartDocuments.

Online-Gästebeitrag in der Gemeinde Krummhörn

Neben ländlicher Ruhe gibt es in der niedersächsischen Küstengemeinde Krummhörn Attraktionen wie Windmühlen, Kirchen und Warfendörfer zu entdecken. Der Erholungsort zieht damit jährlich eine Vielzahl von Urlauber: innen an, hinzu kommt der Tagestourismus.

Mit dem Wunsch, eine automatisierte Gästebeitragsanmeldung einzuführen, wandte sich die Kommune an die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO). Denn die manuelle Erfassung und Bearbeitung von Gästebeiträgen umfasst viele aufwendige Zwischenschritte. Mit Blick auf die jährlich steigende Touristenanzahl bot sich hier erhebliches Optimierungspotenzial. Um Krummhörn von diesen Prozessen zu entlasten, holte die KDO sich mit ihren Partnerunternehmen Form-Solutions und SmartDocuments kompetente Verstärkung ins Boot. Innerhalb von nur drei Monaten gelang es den Partnern, den Gästebeitrag der ostfriesischen Gemeinde lückenlos zu digitalisieren. Gestartet war das Projekt im September 2020.

Echte Alternative

„Die Firma Form-Solutions bildet mit ihrem Antragsmanagement 4.0 den Grundstein des Gesamtkonzepts. Der Formularserver beinhaltet über 1.300 intelligente Ausfüllassistenten sowie 4.000 rechtssichere PDF-Formulare für die öffentliche Verwaltung – und stellt damit eine echte Alternative zu starren PDF-Dokumenten dar“, erklärt Form-Solutions. Bei der automatisierten Gästebeitragsanmeldung ermöglicht und vereinfacht der Ausfüllassistent des Antragsmanagements die direkte Dateneingabe in das Formular. Simultan erfolgt die automatische Berechnung der anfallenden Gebühren je nach Zone und Saison. Als Herausforderung entpuppte sich die Erstellung des Zahlungsnachweises. Um eine schnelle und smarte Lösung zu erarbeiten, kooperierte Form-Solutions mit dem Unternehmen SmartDocuments Deutschland, ebenfalls ein Partner der KDO. Anders als Form-Solutions mit seinem intelligenten Antragsassistenten ist SmartDocuments auf die vorlagengesteuerte Dokumentenerstellung und -automatisierung spezialisiert.

Simples Frage-Antwort-Prinzip

„Die Erstellung persönlicher Dokumente anhand von Standardvorlagen geschieht damit ganz einfach über ein Dialogfenster – nach einem simplen Frage-Antwort- Prinzip“, führt Oliver Snay, Produkt-Manager Verwaltungsdigitalisierung bei der KDO, aus. „Wir konnten die Vorzüge beider Systeme verbinden. Ergebnis ist eine eigens entwickelte Schnittstelle, welche die Antragsdaten im laufenden Prozess überträgt. Anschließend werden die entsprechenden Nachweise generiert und an die Antragsteller:innen zurückgeliefert.“ Die Gästebeitragskarten können so direkt nach der Antragstellung auf die entsprechende Papiervorlage gedruckt und an die Gäste ausgehändigt werden. „SmartDocuments ermöglicht die Erstellung eigener Vorlagen und beinhaltet viele Anpassungsmöglichkeiten in puncto Design. So können beispielsweise individuell gestaltete Anmeldungen oder Reservierungen für Veranstaltungen oder Rechnungen direkt aus dem Antrag generiert werden“, so Snay.

Reibungsloses Zusammenspiel

Auch hinter den Kulissen sorgt die KDO für ein reibungsloses Zusammenspiel zwischen dem vorgelagerten Online-Prozess des Gästebeitrags und den nachgelagerten Fachverfahren, wie beispielsweise dem Dokumenten-Management-System KDO-DMS&more oder dem Finanzverfahren Infoma newsystem von Anbieter Axians Infoma. „Unser KDO-GovManager schleust die Anträge direkt in die jeweiligen Zielsysteme der Kommune“, erläutert Snay den Vorgang. „Insgesamt bilden wir damit den gesamten Prozess medienbruchfrei ab – ein gutes Beispiel dafür, wie Prozesse zur Dokumenterstellung zukunftsorientiert digitalisiert und automatisiert werden können.“

Krummhörn geht gemeinsam mit der KDO bald noch einen Schritt weiter. „Zurzeit ist die OZG-Plattform KDO-Kommune365 in Vorbereitung. Sobald diese online erreichbar ist, zieht auch der Prozess des Gästebeitrags in das neue virtuelle Rathaus der Kommune ein“, berichtet Snay.

Gemeinsame Schnittstelle

Christian Mettner von SmartDocuments betont, dass dem positiven Resultat stimmige Team-Arbeit zugrunde liegt: „Die Durchführung von Projekten mit mehreren Parteien gestaltet sich gelegentlich unorganisiert und kompliziert. Dass es anders laufen kann, hat uns das Projekt bei der Gemeinde Krummhörn in Zusammenarbeit mit Form-Solutions und der KDO gezeigt. Wir konnten in kürzester Zeit eine gemeinsame Schnittstelle zwischen unseren Systemen realisieren – dank hervorragender Kommunikation, Organisation und Flexibilität aller Beteiligten.“ „Und das trotz der derzeitigen Corona-Pandemie und den damit einhergehenden Herausforderungen“, ergänzt Jannik Otten, verantwortlicher Projektleiter der KDO. „Der Austausch und Ablauf verliefen stets reibungslos, umso mehr freuen wir uns auf weitere Projekte mit unseren Partnern.“

Das umfangreiche Projekt steht exemplarisch für all die Prozesse und Möglichkeiten, die im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung realisierbar sind. „Wir konnten der Gemeinde Krummhörn eine nachhaltige und spürbare Entlastung in ihren täglichen Arbeitsprozessen verschaffen. Und genau das ist es, was wir mit unseren Projekten erreichen wollen“, erklärt Oliver Snay abschließend.

Autorin

Tina Thüer, Teammanagerin Marketing beim Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO)

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• Praxisbericht: Gästebeitrag Gemeinde Krummhörn (PDF, 928 kB), Autor/in: Tina Thüer, Teammanagerin Marketing beim Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO)

Mit SmartDocuments hat die Wohnungsbaugesellschaft schon zu Anfang 250.000 € für die Erstellung von 120 SAP-Dokumenttypen eingespart. Mit gut 31.000 Wohneinheiten in Eindhoven ist „Woonbedrijf“ die größte Wohnungsbaugesellschaft im Süden der Niederlande. Tag für Tag engagieren sich 500 Mitarbeiter:innen, um den 70 000 Bewohner: innen ein Zuhause zu geben.

Kosteneinsparungen durch smarte Dokumentenerstellung bei „Woonbedrijf“

Welche spezifischen Aufgaben und Anforderungen gab es?

Woonbedrijf hat mehrere IKT-Systeme durch eine integrierte Lösung von SAP ersetzt. Der Einsatz von SmartDocuments für die Dokumentenerstellung war für die Gesellschaft von vornherein eine Selbstverständlichkeit. „Eigentlich lag die Wahl auf der Hand“, so Monique Wacht, Anwendungs- und Datenbankadministratorin von Woonbedrijf über den Einsatz von SmartDocuments als Dokumentengenerator. „Die einfache Verwaltung und die Effizienz von SmartDocuments erleben wir bereits seit 2008. Dank der einfachen Integration in SAP können wir nun sogar die SAP-Schreiben effizient und bequem mit SmartDocuments verwalten.“

Das Ergebnis?

„Unsere Endnutzer:innen sind mit SmartDocuments vertraut. Als Anwendungsadministrator:innen sind wir schon seit vielen Jahren von den Vorteilen überzeugt. Durch das intelligente Layout mit Kopf- und Fußzeilen sowie Textbausteinen werden das Corporate Design und sich wiederholende Angaben an einem zentralen Ort festgelegt.

Wir wussten, dass SmartDocuments hervorragend für die Verarbeitung von XML-Dateien geeignet ist. Auch Aepex, unser SAP-Anbieter, lobt die einfache Verwaltung und die Flexibilität von SmartDocuments. SAP verfügt selbst auch über eine Lösung für Standarddokumente, diese ist jedoch unflexibel und kompliziert. Für Änderungen an Standardbriefen benötigt man dann stets Programmierer:innen.

„Mit SmartDocuments hingegen verwalten wir die Dokumentvorlagen selbst. SAP stellt die (XML-)Daten bereit und SmartDocuments sorgt dafür, dass diese an der richtigen Stelle im Dokument erscheinen. Durch die Nutzung von SmartDocuments haben wir schon zu Anfang 250.000 Euro für die Erstellung von 120 SAP-Dokumenttypen eingespart.”

Erstellung und Verwaltung von Vorlagen

Monique Wacht weiter: „Zuerst haben wir sorgfältig überprüft, welche Teile der Schreiben als Textbausteine wiederverwendet werden können. So lässt sich die Anzahl der zu verwaltenden Vorlagen verringern, und Anpassungen können zentral vorgenommen werden. Im SmartEditor können XML-Felder ganz leicht per Drag&Drop an der gewünschten Position in der Vorlage eingefügt werden. So können wir mit SmartDocuments vollständig automatisiert und ohne Zutun der Endnutzer: innen komplette Dokumente erstellen. Mit dem Tool ‚XML-Frage‘ können sich wiederholende Felder (zum Beispiel Servicekosten) ordentlich untereinander aufgelistet werden. Das ist ein echter Mehrwert.“

Erfahrungen der Nutzer:innen

„In SAP können Endanwender:innen SmartDocuments auswählen. Daraufhin erscheint eine Bibliothek mit den relevanten Dokumenten. Wählen Anwender:innen hier zum Beispiel die Erstellung eines Mietvertrags oder einer Kündigung aus, erscheint direkt das gewünschte Dokument. Im Hintergrund versorgt SAP SmartDocuments mit den benötigten Daten, die automatisch an den entsprechenden Stellen im Dokument eingetragen werden. So haben Endanwender:innen im Handumdrehen ein einwandfreies Dokument zur Hand. Das Schöne daran ist, dass die Interaktion mit Endanwender:innen bei Bedarf sehr einfach gehalten werden kann. So haben wir zum Beispiel Standardschreiben, in denen 95 Prozent der Informationen direkt aus SAP stammen, während den Endanwender:innen nur ein Abfragefenster von SmartDocuments präsentiert wird.“

Die Vorgehensweise

Monique Wacht erzählt, dass sie die Erstellung der Standardbriefe parallel zur Implementierung von SAP vorgenommen hat: „So konnte verhindert werden, dass die Erstellung der Dokumentvorlagen erst nach der Implementierung der Software erfolgt. Ein anderer Vorteil ist, dass sich so frühzeitig erkennen ließ, welche (XML-) Daten für die jeweiligen Schreiben benötigt werden. Wir haben den von unseren bestehenden Systemen erzeugten Output als Ausgangspunkt für die Erstellung der SAP-Briefe verwendet.“

Autorin

Monique Wacht, Anwendungs- und Datenbankadministratorin von Woonbedrijf

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• Praxisbericht: Woonbedrijf (PDF, 1.2 MB), Autor/in: Monique Wacht, Anwendungs- und Datenbankadministratorin von Woonbedrijf

Durch den Einsatz von SmartDocuments ist der ganze Prozess der Vorlagenverwaltung und Dokumentenerstellung deutlich einfacher, strukturierter und schneller geworden. Für die Anwender:innen bringt dies eine erhebliche Arbeitserleichterung mit sich.

Der Landkreis Oldenburg ist 1933 bei der Oldenburgischen Verwaltungsreform aus Teilen der früheren Ämter Oldenburg und Delmenhorst sowie aus dem ehemaligen Amt Wildeshausen entstanden und gehört zu den wenigen sog. „Optionskommunen“ in Deutschland. Im Optionsmodell besitzt eine Kommune die alleinige Trägerschaft der Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch II (SGB II). Damit ist der Landkreis Oldenburg ein zugelassener kommunaler Träger der Grundsicherung für Arbeitsuchende und somit für alle Anträge, Bescheide, Berichte usw. nach dem SGB II verantwortlich. Ein leistungsfähiges und flexibel nutzbares Korrespondenzsystem ist damit essentiell für die tägliche Arbeit der zahlreichen Anwender:innen im Landkreis Oldenburg.

Die Ausgangslage

In der Vergangenheit basierte die komplette Korrespondenz auf selbstentwickelten Microsoft® Office Word-Vorlagen. Die benötigte Dokumentenlogik wurde mit Visual Basic for Applications (VBA) programmiert. Das Problem: Es wurde immer schwieriger, diese Dokumentvorlagen effizient zu verwalten. Zum einen, weil die fachlichen Anforderungen an die Bescheid- und Dokumenterstellung immer weiter stiegen. Zum anderen überstiegen die Anforderungen das mit den vorhandenen Möglichkeiten Umsetzbare bei weitem. Die Folge: Parallel zum eigentlichen Vorlagen-Pool erstellten die Sachbearbeiter:innen in den 8 Gemeinden sowie im Landkreis zahlreiche Dokumentvorlagen selbst. Für jedes neue Dokument wurde praktisch eine Vorlage generiert. Wertvolle Ressourcen wurden gebunden – nicht nur für die Erstellung und Anpassungen an die verschiedenen Formate, sondern auch für die Suche nach der jeweils richtigen Vorlage.

SmartDocuments im Arbeitsalltag

„Durch die nahtlose Integration von SmartDocuments in die Fachapplikation können die Sachbearbeiter:innen die benötigten Bescheide, Anschreiben, Berichte usw. direkt aus der Fachapplikation heraus erstellen“, sagt Torsten Wolter, Verfahrensbetreuer beim Landkreis Oldenurg und ergänzt: „Durch den Einsatz von SmartDocuments wurde die Dokumentenerstellung insgesamt wesentlich einfacher und strukturierter. Anpassungen an den Vorlagen können heute viel leichter und schneller durchgeführt werden.” In der Vergangenheit mussten Sachbearbeiter:innen Dokumente immer wieder von Hand korrigieren bzw. ergänzen. So kam es vor, dass Inhalte bei mehrseitigen Dokumenten an verschiedenen Stellen korrigiert werden mussten. Teilweise mussten ganze Textpassagen von Hand gelöscht bzw. überschrieben werden.

Da viele Bescheide im Umfeld der Sozialgesetzgebung (SGB II, SGB XII und AsylbLG) erstellt werden, ist die Erstellung inhaltlich korrekter Schreiben essentiell. Ganz anders die Lage heute: „Durch die Übernahme aller relevanten Daten von der Fachapplikation in SmartDocuments ist die Gefahr nicht korrekt erstellter Bescheide deutlich gesunken. Insgesamt können sich die Sachbearbeiter:innen heute viel mehr auf die Anliegen ihrer Bürger:innen konzentrieren. Der ganze Prozess der Bescheiderstelllung läuft weitestgehend automatisiert und im Hintergrund, was zu einer erheblichen Entlastung der Sachbearbeiter führt“, so Torsten Wolter.

SmartDocuments in der Praxis

Sachbearbeiter:innen arbeiten, wie gewohnt, in der Fachapplikation. Der einzige Unterschied ist, dass anstatt Word jetzt SmartDocuments aus der Fachapplikation heraus aufgerufen wird. SmartDocuments übernimmt automatisch alle verfügbaren Daten in die Vorlage und ergänzt den Inhalt um die passenden Textbausteine. Das fertige Dokument steht dann in der Fachanwendung zur Verfügung und lässt sich weiterverarbeiten (Druck, Versand, Archivierung etc.). Zudem bietet das System die Möglichkeit, interaktive Workflows einzurichten.

Autor

Torsten Wolter, Verfahrensbetreuer beim Landkreis Oldenburg

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• Praxisbericht: Landkreis Oldenburg (PDF, 1.2 MB), Autor/in: Torsten Wolter, Verfahrensbetreuer beim Landkreis Oldenburg

Der Landkreis Lüneburg ist davon überzeugt, dass das geschickte Planen und Handeln der öffentlichen Hand die Lebensqualität jedes Einzelnen positiv beeinflusst. Seit mehr als drei Jahren arbeitet der Landkreis daher mit der Softwarelösung SmartDocuments, um die Dokumentenverwaltung zu erleichtern und ein einheitliches Output-Management zu garantieren.

Eine Erfolgsgeschichte

Wie viele andere Behörden hatte der Landkreis Lüneburg vor SmartDocuments keine Software für das Vorlagenmanagement. „Wir hatten früher keine Alternativen und deshalb bis zur Umstellung unsere Vorlagen in Microsoft® Office Word erstellt”, erzählt Sabine Burfien. Das alte System mit den Word-Vorlagen war umständlich und sorgte für große Probleme im Bereich des Output-Managements: „Wir standen vor der Herausforderung, dass wir von der selben Vorlage unterschiedliche Versionen hatten. Zum Beispiel haben wir als Landkreis einen offiziellen Kopfbogen mit wichtigen Daten, Wappen und Logo. In der Fußzeile befinden sich unter anderem unsere Bankdaten. Es kam früher häufig vor, dass wir Daten in der zentralen Vorlage anpassen mussten, zum Beispiel weil sich die Bankverbindung geändert hatte. Das wurde dann jedoch nicht von allen Kolleg:innen umgesetzt. So nutzten diese jahrelang eine veraltete Vorlage mit den falschen Bankdaten.”

Um Probleme mit dem Vorlagenmanagement anzupacken, war der ehemalige Fachdienstleiter auf der Suche nach einem neuen System. Durch Zufall hörte er bei einer anderen Verwaltung, dass dort mit SmartDocuments gearbeitet wurde und sah das Potential der Software für den eigenen Landkreis.

Bei der Implementierung von SmartDocuments in das bestehende System zahlte sich die Flexibilität der Softwarelösung aus. Sabine Burfien war zu dem Zeitpunkt bereits beim Landkreis beschäftigt und erinnert sich: „Die Verknüpfung von SmartDocuments an unser IT- System lief damals ohne Probleme ab. Von den Mitarbeiter:innen bekamen wir gemischtes Feedback, einige fanden es toll und andere waren zunächst skeptisch. Aber ich denke, das ist bei so einer Veränderung im IT-Bereich ganz normal.”

Seit ungefähr drei Jahren wird im Landkreis Lüneburg nun SmartDocuments für alle Dokumente außerhalb der Fachverfahren verwendet. Das Urteil fällt bisher positiv aus: „Wir sind sehr zufrieden mit SmartDocuments.” Momentan kommt SmartDocuments im Landkreis Lüneburg vor allem im allgemeinen Schriftverkehr zum Einsatz. Innerhalb der Fachverfahren werden meist noch verfahrensspezifische Vorlagen verwendet.

„Sie können sich das so vorstellen: Wenn zum Beispiel Bürger: innen eine Baugenehmigung beantragen, läuft die ganze Korrespondenz über das Fachverfahren. Wenn aber im Bauamt ein Schreiben angefertigt wird, was nicht innerhalb des Baugenehmigungsverfahrens liegt, dann läuft das über SmartDocuments. Ein Fachdienst arbeitet also immer dann mit SmartDocuments, wenn es um allgemeine Schriftsätze, wie zum Beispiel einen Dienstreiseantrag geht.” Alle zentralen Vorlagen, die nichts mit einem Fachverfahren zu tun haben, werden hausweit genutzt und mit SmartDocuments verwaltet. Das System funktioniert gut und findet Anklang: „Ein gutes Beispiel ist der neue Kopfbogen, den wir vor eineinhalb Jahren eingeführt haben. Mit Hilfe der SmartDocuments Vorlage wurde dieser bereits mehr als 8.000 Mal erstellt. So können wir ein einheitliches Output-Management garantieren”.

Ein Landkreis - ein Corporate Design

Es ist essenziell, dass eine Behörde bei der Kommunikation mit Bürger:innen und Partnern professionell auftritt. Dazu gehören unter anderem auch ein einheitlicher Schreibstil und ein standardisiertes Layout. Diesem Ziel ist der Landkreis Lüneburg vor zwei Jahren einen großen Schritt näher gekommen. „Die Kollegen:innen der Öffentlichkeitsarbeit haben vor 2 Jahren ein neues Corporate Design für den ganzen Landkreis eingeführt. Diese Veränderung haben wir auch zum Anlass genommen, um die Verwendung von SmartDocuments für alle Mitarbeiter:innen verpflichtend zu machen. Seitdem werden zum Beispiel alle Kopfbogen Vorlagen einheitlich aus SmartDocuments genommen.” Durch den Einsatz von SmartDocuments gelingt es dem Landkreis seitdem professionell und konsistent im allgemeinen Schriftverkehr aufzutreten. Das schafft Vertrauen bei Bürger:innen und Partnern.

Auf lange Sicht sparen die Mitarbeiter:innen mit SmartDocuments viel Zeit und Mühe. Allerdings muss man beim Erstellen der neuen Dokumentvorlagen erst einmal etwas Zeit investieren: „Das Erstellen von Vorlagen kostet in erster Linie mehr Aufwand als in Microsoft®Word einfach Textfelder einzufügen. Ist die Vorlage einmal entwickelt, haben es Anwender:innen aber viel einfacher mit dem Ausfüllen. SmartDocuments spart viel Zeit, da auf vorgefertigte Felder und Formulierungen zurückgegriffen werden kann. Zum Beispiel muss man nicht mehr auf genderspezifische Formulierungen achten, weil die korrekte Schreibweise dank SmartDocuments bereits hinterlegt ist. Ein weiterer großer Vorteil von SmartDocuments ist, dass alle Dokumentvorlagen zentral an einem Ort verwaltet werden.

Im Landkreis Lüneburg wird momentan innerhalb der SmartDocuments Software mit 748 Vorlagen gearbeitet. Das klingt vielleicht viel, aber im Gegenteil: „Vorher hatten wir deutlich mehr Vorlagen, die auch alle an unterschiedlichen Stellen zu finden waren. Jeder Fachdienst hat sich seine eigenen Vorlagen gestrickt. Da konnte dann auch oft das Corporate Design nicht eingehalten werden. Mit SmartDocuments haben wir das jetzt zentralisiert. Es gab vorher viel mehr Versionen derselben Dokumentvorlage mit unterschiedlichen Kopfbögen. Mittlerweile haben wir nur noch eine offizielle Version, die von allen genutzt wird.”

Der Landkreis Lüneburg ist insgesamt sehr zufrieden mit SmartDocuments. Aber natürlich gibt es überall noch Luft nach oben. „Momentan fehlt an manchen Stellen die Verknüpfung von SmartDocuments an verschiedene Fachanwendungen. Fachdienste wie z.B. das Bauamt oder das Jugendamt haben eigene Fachanwendungen und müssen andere Vorlagen verwenden.” Je mehr Fachverfahren mit SmartDocuments zusammenarbeiten, desto mehr Dokumente können einfach und zentral mit einer Softwarelösung verwaltet werden.

Das Ziel für die kommenden Jahre ist es darum auch, SmartDocuments an so viele Fachverfahren wie möglich zu verknüpfen. „Wir hatten diesbezüglich schon Besuch von SmartDocuments Mitarbeiter:innen aus den Niederlanden. In diesem Termin wurden die Fachanwendungen analysiert und priorisiert. Es ist gut zu wissen, dass SmartDocuments uns dabei so unkompliziert unterstützt. Die Hierarchie ist dort flach. Das sorgt dafür, dass man mit Wünschen und Anregungen immer Gehör findet und einem schnell geholfen wird.”

Autor:in

Sabine Burfien, Landkreis Lüneburg

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• Praxisbericht: Landkreis Lüneburg (PDF, 1.1 MB), Autor/in: Sabine Burfien, Landkreis Lüneburg

Was für die fundierte rechtliche Beratung von Mandanten selbstverständlich ist, gilt für die Kölner Rechtsanwalts- Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE auch hinsichtlich einer effizienten Verwaltung und Abrufbarkeit jederzeit aktueller Schriftsätze. Gemeinsam mit SmartDocuments wurde eine Lösung für den rechtlichen Bereich entwickelt, die für das Massengeschäft ebenso wie für Spezialisten hochinteressant ist.

Effiziente Schriftsatzverwaltung für die
Kölner Rechtsanwalts-Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE

Lösungen gemeinsam denken

„Im Grunde hat uns ein Zufall zusammengeführt,“ freut sich Christian Solmecke, LL.M., Rechtsanwalt und Gesellschafter der Kanzlei, „aber wir haben nicht lange gebraucht und sofort erkannt, wie wertvoll SmartDocuments für unsere Belange und zukünftigen Anforderungen sein kann.“

Ungefähr vier Jahre ist es her, dass Solmecke bei einem Legal Tech MeetUp, dem gemeinsamen Austausch von Juristen, Lösungsanbietern, Startups, Expert:innen, Student:innen und allen, die sich für (Legal) Technology interessieren, einen Vertriebs-Mitarbeiter von SmartDocuments kennenlernte, der ihm die Vorzüge der Software demonstrierte.

Fasziniert von den Möglichkeiten, wie Kommunen sich damit effizient in der Dokumentenverwaltung organisieren, wurde Solmecke schnell klar, dass er hier den Baustein vor sich hatte, mit dem die bisher in Eigenregie optimierten Prozesse schriftlicher Vorgänge im rechtlichen Bereich auf das nächste entscheidende Level gehoben werden konnten. Aus dem zufälligen Treffen wurde eine Entwicklungs- Partnerschaft - und damit eine win-win-Situation für beide Seiten - WILDE BEUGER SOLMECKE und SmartDocuments.

„Not“ macht erfinderisch

Schon zehn Jahre zuvor war die Kanzlei zunächst aus der „Not“ heraus, dann aber visionär mit der Fragestellung befasst, viele ähnliche Vorgänge aus der rein papierorientierten Verarbeitung intern digital nachzuziehen, um für zukünftige Mandate einen schnelleren Zugriff zu ermöglichen und damit die Bearbeitungszeit zu verringern. Denn WILDE BEUGER SOLMECKE waren durch ihr Engagement für Betroffene, oft Eltern von Kindern, die ahnungslos „Musiktausch“-Plattformen besucht und sich dabei strafbar gemacht hatten, sowie die Kommentierung dieser Vorgänge auf unterschiedlichen Kanälen, immer bekannter und gefragter geworden - zunächst über den Kanzleiblog, dann durch TV-Auftritte und schließlich einen eigenen Jura-Youtube Channel, der zu den größten dieser Branche zählt. Die Folge: Die Anfragen stiegen enorm und über 10.000 Mandate mussten zufriedenstellend bearbeitet werden können. Der Perfektionierung des Eigenmarketings musste also auch zwangsläufig die Perfektionierung der Datenverarbeitung folgen. Quasi als Nebenprodukt entstand daraus auch die Legalvisio - als erstes umfassendes Kanzlei Management System.

Mit Textbausteinen fing alles an

Solmecke entwickelte zunächst auf Basis von Textbausteinen eine webbasierte Lösung für die Erstellung von Schriftsätzen und Dokumenten. Anfänglich war noch nichts automatisiert, aber die Aufgaben wuchsen schnell und damit auch der Anspruch an wiederkehrende Vorgänge. Verträge sollten passend zusammengestellt, Klageerwiderungen entsprechend einer von über 100 Verteidigungskonstellationen formuliert werden können und vieles mehr. Dafür gab es, wie Solmecke anerkennend formuliert, eine lange Zeit: „Unsere Kellerkinder! Mitarbeiter:innen, die sich tatsächlich durchgehend damit beschäftigen mussten, die richtigen Textpassagen aus den Unterlagen, die im Keller archiviert wurden, zu extrahieren und aufzubereiten.“

Entwicklung dank SmartDocuments

Dass die „Kellerkinder“ keine Dauerlösung sein konnten, war klar. Nach dem Treffen auf der LegalTech erfolgte dann die entscheidende Weiterentwicklung. Gemeinsam mit SmartDocuments wurde für all diese Aufgabenstellungen ein individuelles Programm zur automatisieren Verarbeitung implementiert und in der Kanzlei zusätzlich die Stelle einer SmartDocuments-Beauftragten Person neu geschaffen. Denn auch wenn die Softwarelösung noch so gut ist - der Output steht und fällt mit der immer zu gewährleistenden Aktualität.

Gemeinsam neue Ideen denken

Solmecke denkt aber, wie er betont, bereits über die nächsten Entwicklungsschritte nach, die er dann gemeinsam mit SmartDocuments umsetzen möchte.
Die Erfolgsgeschichte findet ihre Fortsetzung ...

Autor

Christian Solmecke, LL.M. Rechtsanwalt | Gesellschafter
Rechtsanwälte Partnerschaft mbB

Dokument

• Praxisbericht: Wilde Beuger Solmecke mbB (PDF, 745 kB), Autor/in: Christian Solmecke, LL.M. Rechtsanwalt | Gesellschafter Rechtsanwälte Partnerschaft mbB