Raus aus dem Vorlagendschungel!

Was ist eigentlich ein
Vorlagenmanagementsystem?

Auf den ersten Blick setzen viele unsere Software mit einem DMS gleich. Auf Veranstaltungen hört man dann gerne – „Ach noch ein DMS!“. Das ist jedoch falsch. Unsere Software ist kein Dokumentenmanagementsystem im klassischen Sinne, wie es unsere Partner, wie z.B. OPTIMAL SYSTEMS, CC-egov, d.velop, u.v.m. anbieten. Wir sind daher auch kein Konkurrenzprodukt.

SmartDocuments spezialisiert sich auf die effiziente Vorlagenverwaltung und Dokumenterstellung. Unsere smarte Software kann oder besser gesagt, soll über Schnittstellen mit DMS-Systemen verbunden werden, um digitale, medienbruchfreie Prozesse abzubilden.

„Aber was genau macht
ein Vorlagenmanagementsystem
und warum macht es Sinn,
dieses einzuführen?“

In der Regel erkundigen wir uns bei Unternehmen und Organisationen im ersten Schritt über den internen Status quo der Vorlagenverwaltung und -Erstellung. In 90 Prozent der Fälle erhalten wir dann die folgende Antwort:

„Wir erstellen unsere Vorlagen in Microsoft Office Word. Wir haben "zig" Vorlagen in "x" unterschiedlichen Versionen im Einsatz.“ Und wie verhält es sich mit der Pflege der Vorlagen? Wie wird sichergestellt, dass immer die aktuelle Version verwendet wird? Und genau da liegt der erste Knackpunkt. Meist werden Vorlagen zentral angeboten und bereitgestellt. Die Pflege der Masse an Vorlagen nimmt wahnsinnig viel Zeit in Anspruch.

Eine neue Bankverbindung, eine Änderung der Adresse, neue Gesellschafter:innen oder auch ein neues Logo. Bis das wirklich in allen Dokumenten umgesetzt ist, stehen die nächsten Änderungen an. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter:innen sich Vorlagen lokal abspeichern und nicht mitbekommen, dass es bereits seit "zig" Monaten eine neue Version mit aktualisierten Texten oder einem neuen Corporate Design gibt.

So verlassen zahlreiche „alte“ Dokumente das Haus.

Vorlagen sind nicht immer zu 100% passend. Gerade in Sales-Abteilungen geht beispielsweise der Trend hin zu personalisierten Angeboten mit Projektbeschreibungen, individuellen Vereinbarungen oder Ähnlichem. Der absolute Graus für Marketingmitarbeiter:innen, die stundenlang über Design, Schriftgrößen, Absätze etc. sinnierten und sich abgemüht haben, ein schönes Dokument zu gestalten. „Da füg ich noch schnell was ein“ – Copy & Paste und schon ist der Text in einer anderen Schriftart und die nächsten vier Absätze hat es komplett verhauen. „Egal, Dokument geht raus.“

Des weiteren steigt die Anzahl der eingesetzten Softwareprodukte in Unternehmen massiv. Für jedes Problem die passende Fachanwendung, die ebenso Dokumente generiert. Diese Dokumente haben auch wieder eigene Vorlagen und so nimmt der Vorlagenwahnsinn seinen Lauf.

Fazit

Die Vorlagenverwaltung ist eine Mammutaufgabe!

• Aufwendige Pflege der Vorlagen.
• Kein einheitliches Erscheinungsbild der Dokumente.
• Veraltete Dokumente verlassen das Haus.
• Zahlreiche doppelte Vorlagen mit minimalen Unterschieden.
• Mehrere Anwendungen zur Vorlagenpflege.
  
• Datenübernahme aus Drittanwendungen nicht immer gegeben.