Schnittstellen

SmartDocuments-"Aufruf"

Die „Aufruf“-Schnittstelle ermöglicht das Starten von SmartDocuments über Ihre Drittapplikation. Dabei können per XML notwendige Informationen bereits mitgegeben und innerhalb der Vorlage befüllt werden. Der Service wird z.B. als Funktion einem Button in der Drittanwendung zugeordnet. Per Knopfdruck öffnet sich somit der SmartDocuments-Wizard innerhalb des Browsers und ermöglicht Anwender:innen die Nutzung der Dokumentvorlage.

Austauschverzeichnis

Die Anbindung von SmartDocuments via Austauschverzeichnis ist eine der einfachsten Varianten für den Datenaustausch. Hierbei legt SmartDocuments die erstellten Dokumente in ein zuvor definiertes Austauschverzeichnis ab. Ein Dienst der Drittapplikation überwacht das Austauschverzeichnis und importiert zyklisch die erzeugten Dokumente.

"Re-direct"- Integration

Mit der Re-direct Integration kann ein bidirektionaler Austausch von Daten und Dokumenten hergestellt werden.

Über diese Variante ist es demnach möglich, Informationen in Form von XML-Dateien an SmartDocuments zu übergeben und diese Daten ebenso in die Vorlage zu übernehmen.

1. Hierbei übermittelt die Drittanwendung zunächst eine Dokumenten- ID inklusive der entsprechenden XML-Datei an SmartDocuments.
2. Nach der Fertigstellung des Dokuments übergibt SmartDocuments eine Ergebnismeldung an die Drittapplikation.
3. Diese kann das fertige Dokument nun innerhalb des SmartDocuments-Servers abrufen.

Webservice (REST / SOAP)

Die Webservice-Schnittstelle ermöglicht den Aufruf über eine XML- oder JSON-Datei. Diese XML-Nachricht (Start-XML) wird innerhalb des SmartDocuments Deposit Service hinterlegt. Der Webservice nimmt die Start-XML entgegen und liefert ein Ticket zurück. Für den Dienst ist eine Authentifizierung erforderlich. Die zu authentifizierenden Benutzer: innen müssen in SmartDocuments mit Benutzernamen und Passwort bekannt sein, nur dann kann der SmartWizard (Assistent) innerhalb der Drittapplikation gestartet werden. Dieser Assistent ist eine Webanwendung. Das Ticket muss als Parameter zu dessen URL hinzugefügt werden. Der SmartWizard verwendet das Ticket, um die Start-XML aus der Einreichung abzurufen und die Dokumentenerstellung zu starten.

Über die Binect GmbH

Die Binect GmbH setzt Standards für innovative Postausgangslösungen und unterstützt damit erfolgreich die Geschäftsabläufe von Unternehmen und Organisationen branchenübergreifend. Für Mittelstand und Großversender, aber auch für die öffentliche Hand sind zukunftssichere Software-Lösungen ein wichtiger Pfeiler, wenn es um die Digitalisierungsstrategie geht. Die Binect Software begleitet Unternehmen auf dem Weg in die Digitalisierung. Das bedeutet: Mit Binect managen Unternehmen und Organisationen den Geschäftspostausgang über sämtliche Kanäle: Versand von klassischen Briefen, Versand von verschlüsselten E-Mails und Anbindung an Portale.

Effizienzsteigerung durch Versand digitaler Dokumente - digitaler Postversand: Briefe, E-Mails und weitere Sendungen

• Einfache Digitalisierung Ihres kompletten Postausgangs-Prozesses mit Output-Software von Binect
• Erstellung und Bearbeitung von Sendungen aus beliebigen Quellen für Brief- und digitalen Versand
• Verschiedene Betriebsmodelle: SaaS, On-Premise
• Einhaltung höchster Sicherheits- und Datenschutzstandards nach DSGVO
• Erstklassiges Fulfillment - Produktion und Versand echter Briefsendungen

Einfache Verarbeitung von Rechnungen, Mahnungen und Befunden sowie sicherer digitaler Postversand

• Sie erzeugen Ihre Schreiben wie gewohnt aus Ihren vorhandenen Anwendungen.
• Unsere Software validiert, steuert die Vor- und Beilagen, trennt, führt zusammen, bildet Ihren Dokumenten-Workflow ab und steuert Produktion/Zustellung.
• Ihre Sendungen werden in hoher Qualität produziert und mit der Deutschen Post versendet. Digitale Zustellungen können per Mail oder Portal Upload erfolgen.

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Partnerschaft SmartDocuments & Binect

Vorlagenmanagement & Postausgangslösung? Das passt doch, wie die Faust aufs Auge ...

Über das Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments wird die Gestaltung und Verwaltung von Vorlagendokumenten massiv erleichtert.
Mit den intelligenten Vorlagen entstehen schicke Dokumente im PDF, XML, HTML oder DOCX-Format. Diese werden über die Schnittstelle für den weiteren Versand an Binect übergeben.
Die Postausgangslösung Binect produziert die Sendungen in hoher Qualität und versendet diese mit der Deutschen Post. Alternativ kann selbstverständlich auch eine digitale Zustellung per E-Mail oder auch der Upload innerhalb eines Portals durchgeführt werden.

Über die CC e-gov GmbH

Die CC e-gov GmbH aus Hamburg ist ein leistungsfähiges Software- und Beratungshaus für die öffentliche Verwaltung. Wir begleiten bei der Digitalisierung weit über 900 öffentliche Verwaltungen jeder Größenordnung in ganz Deutschland mit unseren eigenen Softwarelösungen:

• Marktführende Lösung für den Sitzungsdienst und die Gremienbetreuung (ALLRIS)
• Leistungsstarke Lösung für die E-Akte, digitale Vorgangsbearbeitung und Archivierung (CC ECM)

Wir unterstützen Sie auch sehr gerne bei den Themen E-Government-Gesetz (EGovG), Onlinezugangsgesetz (OZG) und E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) mit unseren Softwarelösungen, Beratungsleistungen sowie unserem Hosting.

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Partnerschaft SmartDocuments & CC e-gov

Um den kommunalen Kund:innen der beiden Unternehmen SmartDocuments und CC e-gov einen Mehrwert zu bieten, wurden die Produkte ALLRIS, CC ECM und SmartDocuments via Schnittstelle miteinander verbunden. Diese ermöglicht die direkte Verbindung der Systeme, sodass SmartDocuments über das CC ECM per Knopfdruck gestartet werden kann. Nach dem Start erhalten Nutzer:innen eine individuelle Übersicht der (unter Berücksichtigung des Rechtesystems) zur Verfügung stehenden Vorlagen. Die ausgewählte Vorlage kann daraufhin mit weiteren Inhalten befüllt werden. Dabei werden, je nach Konfiguration, übergreifende Indexdaten, wie beispielsweise Daten der Mitarbeiter:in, Empfängeradressen, Aktenzeichen, Vorgangsnummer u.v.m. automatisch übernommen werden. Nach erfolgreicher Fertigstellung des Dokuments, wird dieses innerhalb des CC ECM abgelegt.

Über die d.velop Public Sector GmbH

Wissen ist der Schlüssel zum Erfolg

Die d.velop Gruppe ist davon überzeugt, dass der zukünftige Erfolg von Unternehmen und Organisationen aller Art entscheidend davon abhängt, dass ihr gesamtes fachliches und organisatorisches Wissen jederzeit und überall – intern und extern – auf einfachste Weise zugänglich ist. Und in vielfältiger und sicherer Form nutzbar gemacht und geteilt werden kann. Darum helfen wir unseren Kunde:innen – mit unserer Software für Dokumentenmanagement und digitale Geschäftsprozesse – dabei, ihr ganzes Potenzial zu entfalten. Ganz konkret, indem wir digitale Dienste bereitstellen, die Menschen miteinander verbinden. Und die Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neu gestalten.

Die d.velop Gruppe

Internationale Tochtergesellschaften, Beteiligungen und Niederlassungen bilden zusammen mit der d.velop AG die d.velop Gruppe. Solides, kaufmännisches Handeln sowie partnerschaftliche Zusammenarbeit mit allen Beteiligten sind die Basis für die Arbeit der d.velop. Mit regionalem oder thematischem Fokus sind die Mitglieder der d.velop Gruppe kompetente Ansprechpartner vor Ort zu spezifischen Themen rund um Dokumentenmanagement und Digitalisierung. Ein weltweites Netzwerk aus hunderten Partnerunternehmen rundet das Kompetenz-Netzwerk der d.velop ab und bietet Know-how und Service aus erster Hand. Auch bei Ihnen vor Ort.

Dokumentenmanagement mit System!

Beschleunigen, vereinfachen und optimieren Sie die Verwaltung von Informationen mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) von d.velop!

• Automatisierte Workflows
• Revisionssichere Aufbewahrung
• Hohe Integrierbarkeit

Sparen Sie Zeit, Geld und Nerven mit einem Dokumentenmanagement-System. Gingen Dokumente früher per Post im Unternehmen oder der Organisation ein, wurden dann in Abteilungen verteilt und in Aktenordnern abgelegt, so läuft dieser Prozess mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) automatisiert ab – vom Scannen bis zum Archivieren. Alle relevanten Informationen finden sich in Ihrem DMS d.velop documents und können dort bearbeitet werden. Routineaufgaben laufen zukünftig automatisiert per Workflow ab.

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Partnerschaft SmartDocuments & d.velop

Um Kund:innen einen Mehrwert in Richtung Digitalisierung zu bieten, wurden die Produkte d.velop documents und SmartDocuments via Schnittstelle miteinander verbunden.
Diese ermöglicht die direkte Verbindung der Systeme, sodass SmartDocuments über d.velop documents per Knopfdruck gestartet werden kann. Zunächst erhalten Nutzer:innen innerhalb der Dokumenten-Datenmaske eine individuelle Übersicht der (unter Berücksichtigung des Rechtesystems) zur Verfügung stehenden Vorlagen. Die ausgewählte Vorlage kann daraufhin mit weiteren Inhalten befüllt werden. Dabei werden, je nach Konfiguration, übergreifende Indexdaten, wie beispielsweise Daten der Mitarbeiter:in, Empfängeradressen, Aktenzeichen, Vorgangsnummer u.v.m. automatisch übernommen werden. Nach erfolgreicher Fertigstellung des Dokuments, wird dieses innerhalb der zugehörigen Akte in d.velop documents abgelegt.

Über die Form-Solutions GmbH

Form-Solutions ist seit mehr als 20 Jahren der Digitalisierungspartner deutscher Behörden bei der Errichtung von Onlinediensten. Mit der Produkt- und Servicewelt rund um das Antragsmanagement 4.0 gelingt es derzeit mehr als 2.000 Kunden die „Frontends“ ihrer Antragsverfahren anwender:innen - und nutzendenfreundlich über das Internet bereitzustellen. Dabei entstehen über den eigens entwickelten Formulareditor und der offenen Form-Solutions-Schnittstellenarchitektur nicht erst seit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) „360Grad“-nachnutzbare Verwaltungsdienstleistungen im Zusammenspiel von Behörde, Fachapplikation und Portalanbieter. Neben dem innovativen Formularserver ist ebenso ein umfangreiches Sortiment an Online-Formularen im Lieferumfang enthalten, in welchem neben den bundeseinheitlichen und landesspezifischen Standards (u.a. XÖV, LeiKa, FIM) auch ganz regionale und identitätsstiftende Besonderheiten zum Einsatz kommen.

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Partnerschaft SmartDocuments & Form-Solutions

Im Rahmen eines Kund:innen-Projekts wurde gemeinsam mit der Kommunalen Datenverarbeitung (KDO) und der Form-Solutions GmbH eine automatisierte Gästeanmeldung in der Gemeinde Krummhörn umgesetzt. Um eine Entlastung der täglichen Arbeitsprozesse innerhalb der Gemeinde zu erzielen, wurden daher das Antragsmanagement der Form-Solutions mit SmartDocuments per Schnittstelle verbunden. So können die innerhalb des Antragsassistenten erfassten Daten automatisiert in die SmartDocuments-Vorlage der Kurkarte übernommen werden.

Anpfiff 2. Bundesliga - Wir sind Club95 Partner

Am 02. August startete die neue Saison 2024/2025 der 2. Fußball-Bundesliga. Um unser Netzwerk zu erweitern und lokal mehr Präsenz zu zeigen, unterstützen wir erstmals den Traditionsverein Fortuna Düsseldorf in der kommenden Saison als Club95 Partner, denn Fußball ist mehr als nur ein Sport! Wir wollen diese Leidenschaft teilen und was gibt es da Schöneres, als gemeinsam mit 50.000 Zuschauer:innen live im Stadion mitzufiebern?! Wir freuen uns auf spannende Spiele, neue Kontakte, inspirierende Partnerevents und hoffen natürlich auf ganz viele Siege!

Wir wünschen Fortuna Düsseldorf viel Erfolg in der neuen Saison.

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Über die hpc DUAL Deutschland GmbH

Als Technologie-, Markt und Themenführer beschäftigt sich hpc DUAL intensiv mit der operativen Umsetzung der dualen Zustellung. Mit dem Produkt BriefButler wurde ein komplett automatisierter und standardisierter Versandservice entwickelt, der einfach zu bedienen ist und sich leicht in bestehende IT-Strukturen integrieren lässt. Nach zahlreichen namhaften Referenzprojekten in Österreich, erfolgte im Jahr 2015 der Markteintritt in der Schweiz und 2017 in Deutschland.

Das Produkt BriefButler

Seit 2006 befasst sich hpc DUAL intensiv mit der Digitalisierung physischer Briefzustellung und medienbruchfreien Kommunikationsprozessen für Verwaltung und Wirtschaft. hpc DUAL ist damit europaweit führender Wegbereiter. Die von hpc DUAL speziell entwickelte Kommunikations-Drehscheibe „BriefButler“, bildet die Brücke von Old- zu New Economy. Die Lösungen lassen sich einfach in bestehende Workflowsysteme integrieren und umfassen die Themen Identifikation und Authentifizierung, Online-Formulare, sowie alle physischen und elektronischen Ausgangskanäle und integrierte E-Payment Funktion. Trotz einem Höchstmaß an technischer und rechtlicher Sicherheit, bieten die Lösungen von hpc DUAL Komfort und Einfachheit in der Bedienung- für Versender:innen und Empfänger:innen. „BriefButler“ Kommunikationslösungen von hpc DUAL können bequem als Cloud-Services genutzt, aber auch von Value-added Resellern (VAR) betrieben werden.

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Partnerschaft SmartDocuments & hpc DUAL

Um Kund:innen einen Mehrwert in Richtung Digitalisierung zu bieten, werden die Produkte BriefButler und SmartDocuments via Schnittstelle miteinander verbunden.
So können die innerhalb SmartDocuments erstellten Dokumente für die elektronische Signatur und Zustellung in das ServicePortal an BriefButler übergeben werden. Mit der Schnittstelle wird es möglich, unterschiedlichste Szenarien, wie z.B. auch Genehmigungsprozesse mit anschließender Signatur und elektronisch signierter Rückantwort umzusetzen.

Über die ITS System GmbH

Die ITS System GmbH bietet Produkte und Dienstleistungen rund um den produktiven Einsatz der Systeme Lovion BIS und Smallworld GIS an. Mit Sitz in Erfurt bedient das Unternehmen vorwiegend Kund:innen im Osten Deutschlands. Innerhalb der ITS-Unternehmensgruppe fokussiert sich die ITS System GmbH auf die IT-technische Unterstützung von Geschäftsprozessen mit hohem Integrationsanteil der beteiligten Softwarelösungen (wie GIS- und ERP-Systeme). Die Kund:innen kommen dabei im Wesentlichen aus den Bereichen Versorgung und Entsorgung sowie der Telekommunikation.

Das Produkt Lovion BIS

Die Software Lovion BIS wurde als Betriebsinformationssystem speziell für die Anforderungen von Netzbetreibern entwickelt. Den Mittelpunkt des Systems bildet die flexible Verwaltung von Betriebsmitteln. Diese können über die Lovion eigene Integrationsplattform an das System angebunden oder im Lovion BIS führend gepflegt werden. Auf Basis dieser Möglichkeiten schafft das Lovion BIS eine einheitliche Sicht auf die Betriebsmitteldaten aus den Netzen, Anlagen und Zählern.

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Partnerschaft SmartDocuments & ITS System GmbH

Über die bidirektionale Schnittstelle sind die Produkte Lovion BIS und SmartDocuments direkt miteinander verbunden.
SmartDocuments kann direkt aus der Fachanwendung Lovion BIS gestartet werden. Die für die Vorlage relevanten Daten werden via Schnittstelle übertragen und in das Dokument übernommen. Das generierte Dokument wird im Anschluss automatisiert an die Fachanwendung zurückgespielt.

Über die JCC Software GmbH

JCC Software ist einer der führenden Hersteller von Soft- und Hardware-Standardlösungen für den öffentlichen Dienst. Als ursprünglich niederländisches Unternehmen entwickeln wir seit mehr als 30 Jahren unsere Software in Zusammenarbeit mit Kommunen speziell für Kommunen. Mithilfe unserer intuitiven Software können bürgerorientierte Organisationen, wie Städte, Gemeinden und Landkreise, ihren Service strukturell verbessern. Das Spektrum reicht von Online-Terminvereinbarung mit Ressourcen- und Raumbuchung über Zahlungsabwicklung und Personalplanung bis hin zur Besuchersteuerung mit Ticketausgabe, Aufrufanlage und Bildschirmkommunikation.

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Über den KAAW

Moderne IT-Lösungen für kommunale Effizienz

Die IT-Anforderungen an die Kommunen wachsen durch den Megatrend “Digitalisierung” stetig. Das Konzept, den hohen Bedarf an fachlicher Unterstützung auszulagern und den Aufwand unter Generierung von Synergieeffekten auf viele Schultern zu verteilen, ist heute für kleine und mittlere Verwaltungen attraktiver und sinnvoller denn je.

Seit unserer Gründung im Jahr 1991 sind wir mit unseren Mitgliedern gewachsen und bieten unseren derzeit 52 Verbandsmitgliedern die Sicherheit, innovative und moderne IT-Lösungen für alle Bedarfsbereiche zu wirtschaftlichen Konditionen nutzen zu können.

Ein wichtiger Teil unserer Arbeit ist die Beratung sowie die Vermittlung von Fachwissen zu unterschiedlichen IT-Themen. Zentrales Instrument der Verbandstätigkeit sind die zahlreichen Veranstaltungen, die wir ausrichten und organisieren. Diese werden zugleich als Plattform für den kontinuierlichen engen Austausch zu aktuellen Themen genutzt. Ein großer Teil unserer Mitglieder gehört zu den Kreisen Steinfurt und Borken. Darüber hinaus zählen weitere Kommunen aus dem Landkreis Osnabrück sowie den Kreisen Mettmann und Unna zu unseren Mitgliedern.

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Partnerschaft SmartDocuments & KAAW

Um das Thema Vorlagenmanagement innerhalb der Kommunen zu optimieren und Verwaltungsmitarbeiter:innen die Nutzung und Pflege der Vorlagen massiv zu erleichtern, haben der Zweckverband KAAW und die SmartDocuments Deutschland GmbH einen Rahmenvertrag geschlossen. Somit haben Verbandsmitglieder das Vorlagenmanagementsytem SmartDocuments auf einfachem Weg im Zugriff. Über die offene Schnittstellenkultur können die Fachanwendungen, die innerhalb der KAAW bzw. den Verbandsmitgliedern im Einsatz sind, problemlos angebunden werden.

Über die KDO

Die KDO – Innovationspartner für Kommunen

Als größter kommunaler IT-Dienstleister in Niedersachsen wissen wir, welche Lösungen Kommunen heute und mit Blick in die Zukunft benötigen. Die KDO bietet moderne IT-Lösungen und Full-Service. Die Aufgaben in den Kommunen werden immer komplexer. Mit unseren modernen IT-Lösungen können Sie die Abläufe für Ihre Sachbearbeiter:innen und die Bürger:innen einfacher, effizienter und freundlicher gestalten.

• Passgenaue Softwarelösungen
• Softwareeinführungen und -integration
• Optimierung von IT-Infrastrukturen
• Begleitung strategischer Reformprozesse
• Interkommunale Zusammenarbeit
• Hochleistungsrechenzentrum
• Druck- und Datendienste
• Datenschutz und Informationssicherheit
• KDO-AKADEMIE: Schulungen, Workshops und kommunale Weiterbildung

Als Innovations- und Technologiedienstleister für Verwaltungsprozesse ist die KDO deutschlandweit Ansprechpartner für öffentliche Verwaltungen und wichtiger Treiber der Digitalisierung. Wir entwickeln und implementieren Softwarelösungen, betreiben in unserem Rechenzentrum eine komplexe IT-Infrastruktur, betreuen und schulen die Anwender:innen und helfen im Support schnell und kompetent bei Problemen. Zu unseren Kund:innen und Partnern gehören kleine Gemeinden ebenso wie große und kreisfreie Städte, Landkreise sowie Krankenhäuser, Verbände und Eigenbetriebe. In unserem täglichen Tun zeigen wir Verantwortungsbewusstsein und leben eine aufmerksame und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit unseren Kund:innen. Durch unser lösungsorientiertes Handeln, den Blick auf die Anforderungen des Marktes und unsere konstante Weiterentwicklung bleiben wir zukunftsfähig.

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Partnerschaft SmartDocuments & KDO

Die KDO bietet Ihren Kund:innen eine komfortable Lösung, um SmartDocuments im eigenen Rechenzentrumsbetrieb zu hosten. Hierbei profitieren Kund:innen nicht nur vom exzellenten Service der KDO, sondern haben ebenso die Möglichkeit, über den geschlossenen Rahmenvertrag SmartDocuments zu besonderen Konditionen zu erwerben. Darüber hinaus soll die Software SmartDocuments im Rahmen der Partnerschaft ebenso mit den Softwareprodukten der KDO verknüpft werden. Hierfür wurde im ersten Schritt erfolgreich die Schnittstelle zum Fachverfahren „KDO Jugendwesen“ realisiert. Über die Schnittstelle ist es möglich, SmartDocuments direkt aus dem Fachverfahren heraus zu starten, automatisiert Metadaten zu übernehmen und im Anschluss das fertige Dokument im KDO Jugendwesen zu speichern.

Über die LÄMMERZAHL GmbH

Die LÄMMERZAHL GmbH mit Sitz in Dortmund ist einer der führenden Anbieter von Software für zahlreiche Bereiche der Sozialgesetzgebung in Deutschland. Unser hohes fachliches und technisches Know-how haben wir durch langjährige Erfahrung in der aktiven Entwicklungsarbeit erworben. Die enge Zusammenarbeit mit Ländern, Städten, Kreisen und Gemeinden nutzen wir beständig als Quelle für die praxisnahe und bedürfnisorientierte Umsetzung der ganzheitlichen Fallbearbeitung. Auf dieser Grundlage arbeiten bereits über 400 Städte, Kreise und Gemeinden erfolgreich mit LÄMMkom-Produkten. LÄMMERZAHL bietet vollumfängliche Lösungen in den Bereichen Arbeit, Jugend und Soziales sowie angrenzenden Rechtsbereichen wie beispielsweise Wohngeld, Leistungen für Asylbewerber, Unterhaltsvorschuss, Pflegeberatung, Bildung und Teilhabe an.

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Partnerschaft SmartDocuments & LÄMMERZAHL

SmartDocuments ist Stand heute im Rahmen von LÄMMkom DOKUMENTE vollständig in die Fachapplikation LÄMMkom LISSA integriert.
Zu Beginn der Partnerschaft mit LÄMMERZAHL wurde die damalige SmartDocuments Client- / Server-Version in LÄMMkom LISSA integriert. Über die Jahre wurde die Partnerschaft weiter ausgebaut und die Schnittstelle entsprechend modernisiert, sodass nun alle Kund:innen die aktuelle SmartDocuments-Web-Version einsetzen. Um bei stets steigenden Anforderungen die Fehleranfälligkeit und gleichzeitig die Bearbeitungszeit signifikant zu reduzieren, ist die zentrale Vorlagenverwaltung von SmartDocuments die perfekte Ergänzung für das Fachverfahren LÄMMkom LISSA.

LÄMMkom DOKUMENTE

Dokumentenprozesse optimal gestalten

LÄMMkom DOKUMENTE ist eine intelligente und flexible Komplettlösung zur optimierten Dokumentenerstellung, Vorlagen- und Inhaltsverwaltung, die sich nahtlos in Ihre Anwendungslandschaft einfügt. Als standardisierte Software automatisiert und vereinfacht sie die Arbeitsprozesse in Ihrer gesamten Organisation. Dafür sind alle benötigten Dokumente lediglich einmalig mittels Vorlagen anzulegen und an zentraler Stelle zur Verfügung zu stellen.

Für wiederzuverwendende Textpassagen setzen Sie dabei einfach Bausteine ein. Die einzelnen Abteilungen können auf die zeitaufwändige, häufig redundante individuelle Erstellung verzichten und auf ihre Vorlagen zurückgreifen. Damit sparen alle Beteiligte in erheblichem Maße Zeit und Aufwand ein, die frei wird für die eigene Kernarbeit. Gleichzeitig werden Fehler, die bei der individuellen Erstellung der Unterlagen auftreten, vermieden und ein einheitliches Layout und Design nach den eigenen Richtlinien und Vorgaben sichergestellt. Die zentrale Dokumentenerstellung stellt zudem eine einfache und effiziente Verwaltung sicher. Änderungen, Ergänzungen oder Erweiterungen innerhalb der Dokumente können jederzeit zügig – auch ohne die Einbindung der IT-Abteilung – umgesetzt werden. Ihre Leistungsfähigkeit stellt die Software dabei sowohl bei hohem Dokumentenaufkommen als auch bei Ad hoc-Kommunikation unter Beweis.

Wir sind Microsoft Gold-Partner

SmartDocuments ist seit vielen Jahren Microsoft Gold Partner im Bereich der Anwendungsentwicklung. Innerhalb des Microsoft Partner Networks ist dies der höchste Status, der Partnern verliehen werden kann. Der Besitz dieses Titels heißt, dass SmartDocuments die höchsten Standards des anerkannten Partnerschaftsprogramms von Microsoft erreicht hat. Basierend auf den neuesten Microsoft-Technologien entwickelt und implementiert SmartDocuments Software, die Anwender:innen im Bereich der Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung noch besser unterstützt.

Voraussetzungen für die Microsoft Gold-Partnerschaft:

• Teilnahme am Kundenzufriedenheitsindex (CSAT)
• Fünf Kundenreferenzen, die ein hohes Maß an Service belegen
• Mindestens vier Microsoft Certified Professionals – zwei mit geschäftsorientierter Kompetenz und zwei mit bestandener technischer Kompetenzbewertung
• Eine Überprüfung der Lizenzübersicht
• Eine Kompetenzbewertung für Vertrieb und Marketing

Wie arbeiten wir mit Microsoft zusammen?

Der SmartEditor von SmartDocuments ist ein Microsoft Word Add-on, sprich unser Editor nutzt Microsoft Word als Basis für die Vorlagenerstellung. Im SmartEditor werden die Formularfelder als Fragen definiert und diese per Drag&Drop in die Word-Vorlagen eingefügt. Beim Erstellen von Vorlagen können so alle Funktionalitäten aus Microsoft Word genutzt werden. (Hinweis: Sie können sogar die Speech-to-Text-Funktion verwenden, um beim Erstellen der Vorlagen mit Ihrer Stimme zu tippen). Darüber hinaus kann unsere Software ebenso mit Microsoft SharePoint, Outlook und Teams verbunden werden.

Microsoft Teams und SharePoint für Aufruf und Ablage

SmartDocuments nutzt Microsoft Teams und SharePoint zum Öffnen und Speichern von Dateien in der entsprechenden Bibliothek. Wenn Sie eine Dokumentdatei in Teams oder SharePoint auswählen, ermöglicht Ihnen unsere Integration, diese in SmartDocuments zu öffnen, das Dokument fertigzustellen und es dann in der Bibliothek zu speichern.

Microsoft Outlook für den Versand von Dokumenten

Über den SmartWizard können in Verbindung mit MS Exchange auch direkt E-Mails erstellt werden. Die Vorlagen können hierbei entweder direkt als Anhang eingefügt oder als E-Mail-Text verwendet werden. Auch eine Kombination aus beiden Varianten ist selbstverständlich möglich.

Über die Open Text Software GmbH

OpenText vereinfacht, transformiert und beschleunigt den Informationsbedarf von Unternehmen, auf der Basis von On-Premise oder Cloud-Technologien und schafft so die Voraussetzungen für die Digitale Welt.

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Partnerschaft SmartDocuments & Open Text

Über den „OpenText SmartDocuments Connector“ können Benutzer:innen schnell und komfortabel neue Dokumente erstellen.
Durch den Connector entfällt die manuelle Neueingabe bereits vorhandener Metadaten, da diese automatisiert übertragen und übernommen werden. Somit wird die Erstellung personalisierter Dokumente deutlich vereinfacht und die Anfälligkeit für Rechtschreib- und Tippfehler massiv reduziert. Falls erforderlich, können die Daten zur Erstellung des Dokuments über den SmartWizard ergänzt sowie vervollständigt werden. Dank der bidirektionalen Schnittstelle ist es zudem möglich, die hier erfassten Daten als Kategorie-Attribute in OpenText zu speichern. Nach der Erstellung liefert SmartDocuments die Dokumente zur Speicherung und Archivierung automatisch an Open Text zurück.

Über OPTIMAL SYSTEMS

Information. Digital. Machen.

OPTIMAL SYSTEMS wurde 1991 in Berlin gegründet. Die Entwicklung der Software enaio® und die Geschäftsführung sind hier angesiedelt. Darüber hinaus bieten wir von Berlin aus alle zentralen Dienste an, zum Beispiel Produktmanagement, Consulting, Support und Trainings sowie Marketing, Finanzen und Personalentwicklung. Die eigenständigen Vertriebsgesellschaften der OPTIMAL SYSTEMS Gruppe verteilen sich über Deutschland, Österreich und die Schweiz. Sie haben regionale Schwerpunkte oder einen Branchenfokus und übernehmen Vertrieb sowie die Beratung bei unseren Kund:innen. OPTIMAL SYSTEMS ist seit 2020 Mitglied der Kyocera Document Solutions Group und damit Teil der Kyocera-Gruppe. Unsere Heimat bleibt Berlin.

Einfache Lösungen und effiziente Prozesse – für Ihre Digitalisierung

Finanzbuchhaltung, Vertragswesen, Human Resources: Gestalten Sie Ihr Informationsmanagement mit enaio® von OPTIMAL SYSTEMS neu. Und treiben Sie Ihre Digitalisierung voran. Für mehr Produktivität und Übersicht rund um die Verwaltung Ihrer Geschäftsdokumente. In allen Fachabteilungen. Jederzeit. Überall.

• Schluss mit Papierbergen: sichere Verwahrung Ihrer Dokumente als digitale Akten
• Nie mehr langes Suchen: zentraler Zugriff auf unternehmensweite Datenquellen mit einem Klick
• Medienbrüche adé: uneingeschränkter Datenfluss und -austausch über alle Anwendungen hinweg Dokumenten­management mit enaio®
• Bestens integriert: Profitieren Sie von zahlreichen Schnittstellen zu Fachverfahren und Anwendungen: Microsoft und SAP, ERP, CRM und FiBu. In allen Branchen, für alle Abteilungen, zu jedem System.
• Perfekt angepasst: Die unbegrenzten Customizing-Möglichkeiten der ECM-Komponenten eröffnen Ihnen ganz neue Möglichkeiten. Konfigurieren Sie enaio® einfach so, wie Sie es wünschen.
• In der Cloud nutzbar: Administriert, betreut, gehostet: Arbeiten Sie in der Cloud. Und setzen Sie auf eine dauerhaft hohe Datenverfügbarkeit, garantierte Ausfallsicherheit und 100%igen Service.

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Partnerschaft SmartDocuments & OPTIMAL SYSTEMS

Um Kund:innen einen Mehrwert in Richtung Digitalisierung zu bieten, wurden die Produkte enaio® und SmartDocuments via Schnittstelle miteinander verbunden.
Diese ermöglicht die direkte Verbindung der Systeme, sodass SmartDocuments über enaio® per Knopfdruck gestartet werden kann. Zunächst erhalten Nutzer:innen innerhalb der Dokumenten-Datenmaske eine individuelle Übersicht der (unter Berücksichtigung des Rechtesystems) zur Verfügung stehenden Vorlagen. Die ausgewählte Vorlage kann daraufhin mit weiteren Inhalten befüllt werden. Dabei werden, je nach Konfiguration, übergreifende Indexdaten, wie beispielsweise Daten der Mitarbeiter:in, Empfängeradressen, Aktenzeichen, Vorgangsnummer u.v.m. automatisch übernommen werden. Nach erfolgreicher Fertigstellung des Dokuments, wird dieses innerhalb der zugehörigen Akte des enaio® abgelegt.

Über die PICTURE GmbH

Die PICTURE GmbH ist ein mittelständisches, inhabergeführtes und unabhängiges Unternehmen mit Sitz in Münster (Westfalen), das sich mit einem Team aus 55 Branchen- und Methodenexpert*innen und einem umfangreichen Lösungsportfolio auf Organisationsgestaltung und Prozessmanagement im öffentlichen Sektor spezialisiert hat.

Seit Gründung im Jahr 2008 hat PICTURE deutschlandweit über 350 Kundenprojekte erfolgreich umgesetzt. Wir bieten mit der Kombination aus erfahrenen Mitarbeitenden, selbst entwickelten und betriebenen Softwarewerkzeugen, einem Schulungsprogramm sowie einem umfangreichen Werkzeugkoffer aus Methoden, Inhalten und Hilfsmitteln alle Bestandteile zur Problemlösung aus einer Hand, was in dieser Form einmalig für den öffentlichen Sektor in Deutschland ist. Im Ergebnis unterstützen und befähigen wir Organisationen, Führungskräfte und Mitarbeitende im öffentlichen Sektor dabei, ihre Aufgaben motivierter, zielgerichteter, kostengünstiger, in höherer Qualität, schneller und/oder rechtssicherer erledigen zu können.

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Über die PROSOZ Herten GmbH

In über 30 Jahren haben wir uns vom Softwarehersteller für Kommunen zum Komplettlösungsanbieter mit über 450 Mitarbeitenden entwickelt. Dabei haben wir uns immer dem Wandel unterstellt. Derzeit befinden wir uns mitten in der digitalen Revolution. Und genau dieser digitale Wandel ist bereits seit Jahrzehnten unser Geschäft: Wir bringen die Digitalisierung voran und die Daten in den richtigen Fluss. Auf dem Weg der digitalen Transformation beraten und unterstützen wir individuell. Durch Klarheit schaffen wir Orientierung und Sicherheit. Als ganzheitlicher Lösungsanbieter denken wir von einem Ende zum anderen. Systematische Gestaltung und kontinuierliche Entwicklung innerhalb der Verwaltung sind dabei wichtiger denn je. Mit unseren Beratungs- und Softwareangeboten begleiten wir Sie auf Ihrem Weg in die digitale Zukunft. Zusammen mit Ihnen legen wir den Grundstein zu Ihrer individuellen Digitalisierung und denken dabei ganzheitlich von Ende zu Ende. Damit Sie das Lösungsportfolio erhalten, das Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen. Unsere Lösungen umfassen die folgenden Bereiche:

• Bauaufsichtsbehörde
• Brandschutzdienststelle
• Denkmalbehörde
• Jugendamt
• Jobcenter
• Ordnungsamt
• Sozialamt
• Stadtplanungsamt
• Steuerung und Business Intelligence
• Umweltbehörde

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Partnerschaft SmartDocuments & PROSOZ

Mit „SmartDocuments Web“ als integralem Bestandteil zukünftiger Lösungen werden die Bereiche Dokumentengenerierung und Vorlagenverwaltung modern und zukunftsweisend
aufgestellt. Iterativ werden neue Fachlösungen von PROSOZ Herten um „SmartDocuments Web“ erweitert.

Über SAP

SAP ist einer der weltweit führenden Anbieter von Software für die Steuerung von Geschäftsprozessen und entwickelt Lösungen, die die effektive Datenverarbeitung und den Informationsfluss in Unternehmen erleichtern. Das Unternehmen wurde im Jahr 1972 gegründet und nannte sich zunächst „Systemanalyse Programmentwicklung“ – später abgekürzt zu SAP. Das Softwarehaus begann als Fünf-Personen-Unternehmen und wuchs schnell zu einem multinationalen Konzern mit Sitz in Walldorf, der heute mehr als 105.000 Mitarbeiter:innen rund um die Welt beschäftigt. Mit der Einführung seiner Lösungen SAP R/2 und SAP R/3 etablierte SAP einen weltweiten Standard für ERP-Software (Enterprise Resource Planning). Mit SAP S/4HANA folgte dann die nächste Generation der SAP-ERP-Software. Die Plattform macht die In-Memory-Technologie für ERP-Anwender:innen nutzbar, sodass riesige Datenmengen in Echtzeit verarbeitet werden können. Zudem lassen sich neue Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen einbinden.

Die integrierten Anwendungen des Unternehmens verbinden alle Teile eines Unternehmens in einer intelligenten Suite auf einer vollständig digitalen Plattform und ersetzen damit die alte, prozessgesteuerte Plattform. SAP verzeichnet heute mehr als 230 Millionen Cloud-Nutzer:innen, bietet mehr als 100 Lösungen, die alle Geschäftsbereiche abdecken, und führt mit dem umfangreichsten Portfolio an Cloud-Lösungen das Feld der Anbieter an. An der Spitze des Konzerns steht Christian Klein. Er leitet den Vorstand der SAP SE und ist mit 41 Jahren der jüngste Vorstandschef eines Dax-30-Unternehmens.

Wofür wird SAP-Software verwendet?

Bei herkömmlichen Geschäftsmodellen erfolgt die Datenhaltung häufig dezentral. Die jeweiligen operativen Daten jedes Geschäftsbereichs werden dabei in einer separaten Datenbank gespeichert. Dadurch wird es für die Mitarbeiter:innen in den verschiedenen Abteilungen schwierig, auf die Informationen der jeweils anderen Abteilungen zuzugreifen. Außerdem erhöhen doppelt angelegte und gespeicherte Daten über mehrere Abteilungen hinweg die IT-Speicherkosten und das Risiko von Datenfehlern. SAP-Software bietet ein zentrales Datenmanagement, das unternehmensweit eine einheitliche Sicht auf alle Daten ermöglicht. So können Unternehmen komplexe Geschäftsprozesse effizienter verwalten, weil die Mitarbeiter:innen in den Fachabteilungen einen einfachen Zugriff auf Echtzeit-Einblicke im gesamten Unternehmen erhalten. Auf diese Weise können sie Workflows beschleunigen, ihre betriebliche Effizienz steigern, die Produktivität erhöhen, das Kund:innen-Erlebnis verbessern – und letztlich ihre Gewinne steigern.

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Partnerschaft SmartDocuments & SAP

SAP entwickelt Anwendungssoftware und unterstützt hiermit Unternehmen jeder Größe und Branche. Ca. 77 Prozent des weltweiten Transaktionsumsatzes werden über ein SAP-System abgewickelt. Durch maschinelles Lernen, Internet der Dinge (IdD) und fortschrittlichen Analysetechnologien hilft SAP seinen Kund:innen, sich in intelligente Unternehmen zu verwandeln. Die End-to-End-Suite von Anwendungen und Services ermöglicht es SAP-Kund:innen profitabel zu arbeiten.
Mit der Partnerschaft lässt sich SmartDocuments in SAP integrieren, um die Dokumentenerstellung einfacher und effizienter zu gestalten. Mit dem SmartDocuments Template Builder müssen keine IT-Expert:innen mehr Vorlagen erstellen. Dies spart bis zu 80 Prozent Zeit bei der Neuerstellung und Änderung einer Vorlage!

• Kopplung mit SAP/4HANA
• Marktführer für Unternehmenssoftware
• SAP-Software kann in allen Branchen eingesetzt werden
• Einfacher Austausch von SAP-Vorlagen durch SmartDocuments-Vorlagen
• Umfangreiche Zeitersparnis beim Erstellen von Dokumentvorlagen

Wir sind Mitglied: Silicon Valley Europe

Um die internationale Vernetzung und Stärkung der IT-Branche zu fördern, entstand Ende 2023 ein neues europaweites IT-Cluster: "Silicon Valley Europe".

Silicon Valley Europe ist eine Community-Plattform für Firmen aus dem Bereich Informationstechnologie, die neue Möglichkeiten schafft, universeller zusammenzuarbeiten und damit kollektiv, wie konstruktiv weiter zu wachsen. Seit 01.01.2024 können Mitglieder die Leistungsfähigkeit und Potentiale engagierter Akteure aus dem Wirtschaftszweig bündeln, Synergieeffekte nutzen und passgenaue Kooperationen verwirklichen. Wie viele weitere Unternehmen hat auch die SmartDocuments Deutschland GmbH den Mehrwert erkannt, sodass wir uns nun seit 01.02.2024 stolzes Mitglied der Silicon Valley Europe nennen dürfen. Mit der Mitgliedschaft möchten wir unser Netzwerk erweitern, Erfahrungen austauschen und Wissen aufbauen. Durch die Zusammenführung von Software-, System- oder Technologieanbietern unterschiedlicher Größen und Fachrichtungen erhoffen wir uns natürlich auch neue, interessante Märkte zu erschließen, Schnittstellen zu anderen Softwareprodukten umzusetzen und so unsere Wettbewerbsfähigkeit im weltweiten Vergleich zu steigern.

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Über Wolters Kluwer

Wolters Kluwer ist ein weltweiter Anbieter von Fachinformationen, Software und Services für Klinik- und Pflegepersonal, Juristen, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sowie für die Bereiche Finanzen, Auditing, Regulatorisches und Compliance. Es ist unser Anliegen, Expert:innen in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen und dabei zu helfen, in einer sich ständig verändernden Welt komplexe Problemstellungen sicher und überzeugt zu lösen. Wir sind stolz auf unsere über 180-jährige Geschichte und unser globales Netzwerk an Kund:innen. Dazu gehören 93 Prozent der Fortune 500.Referenzen. Wir unterstützen Experten dabei, das Richtige zu tun, wenn es wirklich darauf ankommt. Die Gruppe ist für Kund:innen in über 180 Ländern aktiv, verfügt über Niederlassungen in mehr als 40 Ländern und beschäftigt weltweit rund 19.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Unsere Kund:innen sind in Branchen tätig, die täglich das Leben von Millionen von Menschen beeinflussen. Unsere Expertenlösungen verbinden profunde Expertise in klar definierten Fachgebieten mit anwendungsorientierter Technologie und Services. Sie führen zu besseren Analysen und Ergebnissen sowie zu höherer Produktivität für unsere Kund:innen. Unser Fokus liegt darauf, Wissen schnell und praxisnah end-to-end digital zur Verfügung zu stellen, damit unsere Kund:innen die richtigen Entscheidungen treffen und das Richtige tun, wenn es wirklich darauf ankommt.

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Partnerschaft SmartDocuments & Wolters Kluwer

Wolters Kluwer begann ursprünglich als Buchhandlung in Groningen, entwickelte sich jedoch schnell zum Verlag. Nach einem stetigen Wachstum ist Wolters Kluwer heute einer der Big Player im Bereich Legal Tech. In den Niederlanden ist Wolters Kluwer unter anderem für den Kluwer Navigator bekannt, ein Informationsportal für Fachleute in den Bereichen Recht, Steuern und öffentliche Hand. SmartDocuments ist in den Navigator von Wolters Kluwer integriert und unterstützt die Bereitstellung interaktiver Vorlagen. Im Navigator haben Kund:innen dank der Software von SmartDocuments die Möglichkeit, die umfangreichen Vorlagen bequem zu personalisieren. Auf diese Weise werden die bekannten Standardvorlagen interaktiv. Darüber hinaus sorgt SmartDocuments dafür, dass Dokumentvorlagen ganz einfach angepasst werden können, um die Basisinformationen stets auf dem aktuellen Stand zu halten. So stellt Wolters Kluwer eine Verbindung zwischen der SmartDocuments-Software und dem Rechtswesen in verschiedenen europäischen Ländern her.

• Dokumentenautomatisierung für Rechtsabteilungen
• Dokumentenautomatisierung für Anwaltskanzleien
• Digitalisierung des Rechtswesens
• Interaktive Rechtsdokumente

Legal SmartDocuments

Mit Legal SmartDocuments können Juristen strukturiert Vertragsvorlagen, Klauseln, Formulare, Schriftsätze und auch die komplexesten Rechtsdokumente den aktuellen Qualitätsstandards entsprechend erstellen und verwalten. Die Software hilft Ihnen Verzögerungen, Kosten und Risiken, die mit der manuellen Erstellung von Dokumenten verbunden sind, auf ein Minimum zu reduzieren.

Verzögerungen vermeiden

Nutzen Sie word-basierte Dokumenten-Bausteine, mit denen Rechtsdokumente sofort von jedem rechtssicher erstellt werden können.

Risiken reduzieren

Verbessern Sie die Einhaltung Ihrer organisationsinternen Standards, indem Sie die Vertragssprache und -genehmigungen standardisieren.

Kosten senken

Profitieren Sie von effizienten Dokumentenerstellungsprozessen und nutzen Sie Ressourcen so besser aus.

Dialogbasierte Erstellung beliebig komplexer Dokumente

Nutzen Sie für jedes noch so komplexe Dokument Ihre eigenen Textbausteine. Einfach die entsprechenden Bausteine in MS Word erstellen und los geht es! Machen Sie so Ihr Wissen zentral für alle in Ihrer Organisation verfügbar. Alle Änderungen können so immer an zentraler Stelle automatisch aktuell gehalten werden, sodass jeder nur mit den korrekten Klauseln, Versionen und Standards arbeiten kann. Sie behalten dabei dank der vorgefertigten Bausteine die Kontrolle. Niemand benötigt für die Erstellung und Verwendung der Textbausteine IT-Vorwissen. Hohe Flexibilität, einfache Handhabung und Zugriffssteuerung

• Unternehmens- bzw. kanzleiweites Vorlagenmanagement
• Gesteuerte Dokumentenerstellung für Endnutzer:innen, wie Kolleg:innen & Mandanten
• Stets aktuelle, rechtssichere Verträge und Schriftsätze
• Know-how-Transfer durch Einbindung interner und externer Rechtsexperten
• Keine Beschränkung auf bestimmte Rechtsgebiete oder Referate
• Entscheidungsbaum, Checklisten, Live-Vorschau und individuelle Hilfe-Texte
• Check-in / -Out und automatische Versionierung
• Intelligente Zugriffsverwaltung (SmartControl)
• Dokumentenausgabe in verschiedenen Formaten, wie z.B. PDF oder DOCX

Weitere Informationen zum Produkt

Informationsmaterial

• Infoflyer Legal SmartDocuments (PDF, 2.4 MB)