Zusatzmodule

Active Directory for Web Synchronization

Mehr Komfort für Mitarbeiter:innen aus dem Bereich Administration

Personalzugänge, Personalabgänge – bei großen Unternehmen und Organisationen ist die Verarbeitung der Personalentwicklung eine Mammutaufgabe. Denn neben der Ausarbeitung von Verträgen und der Vorbereitung der unterschiedlichsten Verwaltungsprozesse ist es erforderlich, all diese Mitarbeiter:innen auch bei den innerhalb des Unternehmens eingesetzten Systemen an- sowie abzumelden. Automatisieren Sie den Import von Benutzern! Mit der User Import Active Directory-Verknüpfung können Sie die Kontaktdaten der Mitarbeiter:innen aus Ihrer eigenen Datenbank mit unserem Vorlagenmanagementsystem synchronisieren. So ist Ihr gesamtes Personal automatisiert und tagesaktuell in der SmartDocuments-Umgebung erfasst. Neuzugänge an Mitarbeiter:innen werden automatisiert ergänzt, Personalabgänge entfernt. Bei der Dokumenterstellung nutzt SmartDocuments Daten der Benutzer:innen aus dem Active Directory (z.B. Funktionsbezeichnungen, Kontaktdaten, etc.). Diese werden automatisch im Dokument hinterlegt.

Anonymisierung

Extrahieren Sie ganz einfach personenbezogene Daten aus SmartDocuments-Dokumenten

Mit unseren intelligenten SmartDocuments-Vorlagen erzeugen Sie im Handumdrehen smarte Dokumente. Durch das Zusatzmodul "Anonymisierung" können diese Dokumente nun auch zu einem späteren Zeitpunkt anonymisiert werden, indem unser cleveres Tool personenbezogene Daten schwärzt. Hierfür können Sie ganz einfach spezifische Dokumentteile, die vertrauliche Texte beinhalten auswählen oder auch die Option "alle Variablen", die sich in der Vorlage befinden markieren und anonymisieren.

Wann braucht man das?

Nach dem Informationsfreiheitsgesetz (IFG) hat jeder gegenüber den Behörden des Bundes einen voraussetzungslosen Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen. Der Anspruch richtet sich auf die Erteilung von Auskünften, Akteneinsicht oder auf sonstigen Zugang zu amtlichen Informationen. Dem Informationszugang entgegenstehen können jedoch:

• der Schutz von besonderen öffentlichen Belangen (§ 3 IFG),
• der behördliche Entscheidungsprozess (§ 4 IFG),
• der Schutz personenbezogener Daten Dritter (§ 5 IFG)
• oder auch der Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen
  sowie des geistigen Eigentums (§ 6 IFG).

So müssen bei der Weitergabe bzw. der Veröffentlichung von Informationen gegebenenfalls Teile des Dokuments anonymisiert werden.

Aber nicht nur im Verwaltungsumfeld, sondern ebenso im Rahmen der Zusammenarbeit mit Partnerfirmen, für Rechtsanwaltskanzleien, bei der Auswertung von Umfragen oder auch im Personalbereich kann es vorkommen, dass Daten in Dokumenten im Nachhinein „geschwärzt“ werden müssen. Die Einsatzszenarien sind vielseitig und grenzenlos. Also, ausdrucken, Schwarzstift raus, los geht´s! und im Nachhinein gegebenenfalls wieder einscannen?

Das geht doch einfacher! …

Co-Authoring

Erstellen Sie Dokumente gemeinsam!

Z.B. abteilungsübergreifende Dokumente, bei denen das Fachwissen mehrerer Mitarbeiter:innen gefragt ist, oder auch im Rahmen von Genehmigungsprozessen, falls Dokumente durch Vorgesetzte gegengezeichnet werden müssen ... Mit unserem Co-Authoring-Modul lassen sich „Mini-Workflows“ problemlos abbilden. Sie ermöglichen das Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten innerhalb SmartDocuments von bis zu 10 Personen. Die jeweils zu erstellenden Bereiche werden hierbei in unterschiedlichen Bausteinen verarbeitet und den einzelnen Autor:innen zugewiesen. Die Zuweisung erfolgt über ein Auswahlmenü in den Vorlagen-Eigenschaften, ganz einfach per Knopfdruck, sodass für die Gestaltung solcher Workflows keine Programmierkenntnisse erforderlich sind.

Alles im Griff! Das Co-Authoring-Modul informiert Sie automatisch über anstehende Aufgaben. Sobald "Person A" die Bearbeitung abgeschlossen hat, wird "Person B" via E-Mail über die Aufgabe informiert und kann per Mausklick mit der Bearbeitung fortfahren.

Datenbankabfrage

Clever verknüpft ...

Ihre internen Datenbanken (z.B. MSSQL-, Oracle-, MYSQL oder PostgreSQL) mit SmartDocuments verknüpfen. Mit dem Datenbankabfrage-Modul ist es möglich, Informationen aus bestehenden Datenbanken in die Vorlage zu übernehmen. So kann bei der Dokumentenerstellung mit dem SmartWizard direkt nach Datensätzen innerhalb der Datenbank gesucht werden. Dadurch müssen Daten, wie beispielsweise Adressen, Produkte oder Ähnliches nicht manuell in SmartDocuments erfasst werden, was Ihnen die Eingabe erleichtert und die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert.

E-Mail-Plugin

E-Mails im Corporate Design direkt aus SmartDocuments versenden!

Dokumentenvorlagen verleihen Ihrer internen und externen Kommunikation ein ansprechendes und einheitliches Erscheinungsbild. Mit ihnen erstellen Sie in kürzester Zeit einwandfreie Geschäftsdokumente und das stets im aktuellen Corporate Design. Aber was ist mit Ihrer E-Mail-Kommunikation? Mit dem Modul E-Mail-Plugin können Sie ausgehende E-Mails auf Basis von Vorlagen erstellen und von sämtlichen, Ihnen bereits bekannten, SmartDocuments-Vorzügen profitieren. Ein externes E-Mail-Programm öffnen, eine E-Mail erstellen und Ihr Dokument als Anhang ergänzen – all das gehört der Vergangenheit an. Über das Plugin können Sie in SmartDocuments erstellte Dokumente auch direkt per E-Mail verschicken ohne die Arbeitsumgebung zu verlassen. Die E-Mail wird automatisch im korrekten Corporate Design erstellt und ist mit einem Mausklick abgeschickt.

Edit in Word

Dokumentanpassungen trotz automatisierter Übergabe ...

Mit unserer Software SmartDocuments können Sie ohne Programmierkenntnisse smarte Vorlagen gestalten und somit die unterschiedlichsten Dokumente erzeugen. Über verschiedene Formularfragetypen, den umfangreichen Funktionen und Zusatzmodulen sorgen wir dafür, dass Ihrer Kreativität keinerlei Grenzen gesetzt werden, um individuelle Vorlagenszenarien umzusetzen. Damit das auch zukünftig so bleibt, haben wir das Zusatzmodul „Edit in Word“ entwickelt. Obwohl die Dokumentenerstellung flexibel gestaltet werden kann, kommt auch diese (je nach Einsatzszenario) an ihre Grenzen.

Sie möchten innerhalb des SmartWizards im Rahmen der Dokumentenerstellung zum Beispiel spontan große Freitexte ergänzen oder einzelne Wörter, abweichend von der Mustervorlage, „fett“ kennzeichnen. Natürlich könnten Sie für solche Fälle nach Fertigstellung ein „Word-Dokument“ generieren und dieses im Anschluss nochmals bearbeiten. Doch was ist, wenn SmartDocuments in Ihrer Organisation so konfiguriert wurde, dass ausschließlich PDF-Dokumente erzeugt werden, da diese via Schnittstelle automatisch an ein ECM-, DMS- oder Archivsystem zur revisionssicheren Ablage übertragen werden?

Genau für solche und weitere potentielle Anwendungsszenarien haben wir das Modul „Edit in Word“ entwickelt. Edit in Word erlaubt Ihnen, noch während des Erstellungsprozesses innerhalb des SmartWizards, das Dokument als DOCX-Datei herunterzuladen, mit Microsoft Office Word zu bearbeiten und die neue Version anschließend wieder hochzuladen. All das, ohne den Dokumentenerstellungsprozess zu verlassen und somit die Verbindung zur Drittapplikation zu verlieren!

High Volume

Wenn die Dokumentengenerierung mal wieder durch die Decke geht ...

Mit SmartDocuments ist es ganz einfach, durchgestylte, personalisierte Dokumente zu erstellen und das vollständig automatisiert. Auf Basis vorgefertigter, intelligenter Vorlagen werden Dokumente generiert und durch Endnutzer:innen über einen einfachen Frage-Antwort-Dialog, alternativ auch gerne automatisiert über XML-/JSON-Dateien, personalisiert.

Große Zahlen, komplexe Dokumente ... Was ist jedoch, wenn nicht nur 10, 100 oder 1.000 sondern mehr als 10.000 Dokumente auf einmal erstellt werden sollen? Angenommen, Sie möchten sehr viele komplexe Dokumente generieren, wie z.B. Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Briefe über beispielsweise Mieterhöhungen, kurz gesagt: Dokumente, die sich nicht nur anhand der personalisierten Adressierung unterscheiden, adressiert an zehntausende Empfänger:innen. Da kommt auch unsere Standardversion ein bisschen ins Schwitzen.

Genau hier setzt jedoch unser Zusatzmodul „High Volume“ an. Es ermöglicht die schnelle und effiziente Erstellung unterschiedlicher Dokumente mit verschiedenen XML-Dateien. Das Abrufen der Daten, die korrekte Übernahme in die Vorlage, die Erstellung sowie der Versand des Dokuments sind unterschiedliche Prozesse, die für all diese Dokumente zum Tragen kommen. Ganz schön komplex und belastend, bei großen Dokumentenaufkommen. Aus diesem Grund arbeitet unser Zusatzmodul High Volume mit mehreren Warteschlangen, die asynchron abgearbeitet werden.

Sie haben die vollständige Kontrolle über den gesamten Arbeitsablauf all Ihrer komplexen Dokumente.

Konzeptspeicherung

Je nach Anwendungsszenario bzw. Thema können Vorlagen komplexer sein und in der Bearbeitung bzw. der Beantwortung mehr Zeit in Anspruch nehmen als ursprünglich geplant.

Das Modul Konzeptspeicherung ermöglicht Ihnen die Bearbeitung innerhalb des SmartWizard zu jeder Zeit zwischenzuspeichern. Mit einem eindeutigen Namen und einer klaren Struktur lassen sich die gespeicherten Vorlagen im SmartWizard leicht wiederfinden. Möchten Sie die Bearbeitung fortsetzen, öffnet sich das Dokument genau an dem Punkt, an welchem Sie beim letzten Mal pausieren mussten. Wiederkehrende Dokumente? Sie haben ein Dokument fertig erstellt, benötigen dieses jedoch zu einem späteren Zeitpunkt erneut auf Basis der beantworteten Fragen (z.B. weil es Änderungen am Vorlagendesign gab)? Auch hierfür können Sie die Funktion Konzeptspeicherung verwenden.

Multiple Document Output (Serienbriefe)

In wenigen Klicks personalisierte Serienbriefe erstellen!

Aufgrund der Flut an Post, E-Mails und sonstiger Werbebriefe ist die persönliche Ansprache heute wichtiger denn je. Regelmäßig erhalten wir Briefe, die zwar vollständig automatisch generiert wurden, aber dennoch auch einige personenbezogene Daten enthalten. Dies ist der sogenannten Serienbrieffunktion zu verdanken, die von vielen Organisationen eingesetzt wird.

Mit dem Zusatzmodul können auch innerhalb SmartDocuments im Handumdrehen Serienbriefe generiert werden. Hierbei werden mithilfe einer Dokumentenvorlage in einem einzigen Arbeitsgang eine Vielzahl an personalisierten Dokumenten erstellt. Damit das möglich ist, werden innerhalb der Standardvorlage variable Daten hinterlegt.

Beispiele für variable Daten:

• Personenbezogene Daten (Anschrift, Geburtsdaten, etc.),
• Energieverbrauch (Schreiben Energieversorger),
• Platz auf der Warteliste der Wohnungsgenossenschaft,
• Terminvereinbarungen,
• Produktdaten,
• Sonderangebote,
• u.v.m.

Search

Detektivarbeit nicht notwendig ...

Das Modul Search bietet Anwendungsadministrator:innen die Möglichkeit, die Verwaltung der Vorlagen erheblich zu vereinfachen. So können Prüfungen, wie beispielsweise ob Namen von Mitarbeiter:innen, die das Unternehmen bereits verlassen haben noch in Vorlagen vorhanden sind durchgeführt werden, ohne alle Vorlagen öffnen zu müssen. Alternativ können Sie z.B. auch kontrollieren, ob ein bestimmter Baustein noch verwendet wird und wenn ja, wo dieser im Einsatz ist. Die Suche bietet zur Vereinfachung hierbei u.A. auch eine Autovervollständigung an: Der Suchbegriff erscheint z.B. in mehreren Vorlagen, aber auch in einigen verknüpften Kopf- und Fußzeilen sowie in einem Baustein. Unter der Spalte „Hits“ werden die Suchergebnisse zu einem spezifischen Vorlagenelement gruppiert. Zusätzlich kann hier eingesehen werden, in welchen Vorlagen ein gefundener Baustein aktuell verwendet wird.

Single Sign-On

Nicht noch ein Passwort ...

Mit steigender Zahl an eingesetzten Programmen innerhalb einer Organisation wird das Arbeiten in einigen Belangen immer komplexer. Mithilfe der Single Sign-On Technologie (SSO) kann der Arbeitsalltag für Anwender:innen und Administrator:innen vereinfacht werden. Sobald Nutzer:innen sich einmalig am Arbeitsplatz authentifizieren, ist eine erneute Anmeldung in SmartDocuments nicht mehr erforderlich. Das bietet den Vorteil, dass Anwender:innen sich lediglich ein Passwort merken müssen. Administrator:innen wird darüber hinaus die Nutzerverwaltung erleichtert, denn sollten Anwender: innen z.B. den Zugang vergessen, muss dieser lediglich einmalig an einer Stelle zentral zurückgesetzt werden und nicht in jeder Datenbank.

XML / JSON

Datenaustausch mit Drittanwendungen

XML spielt heutzutage eine wichtige Rolle im Rahmen der Dokumentenautomatisierung ... Unsere Software nutzt XML, um Dokumente zu automatisieren. Dabei versehen wir Templates mit XML-Feldern. Diese Felder beinhalten jeweils eine „Frage“, die Antworten auf diese Fragen sind in der Regel innerhalb der internen Datenbank zu finden. Mithilfe der XML-Technologie werden diese Antworten per Mausklick mit den entsprechenden Feldern im Template verknüpft.

Sie brauchen somit im Dokument z.B. nicht manuell eintragen, dass „Frau Müller in der Hausnummer 55 wohnt und am 6. Oktober 1975 geboren wurde“.

Diese Daten werden dank XML automatisch ausgefüllt. Das Modul XML/JSON macht die Dokumentenerstellung und Kommunikation nach außen somit wesentlich einfacher, schneller und dadurch auch den Arbeitsalltag deutlich leichter. Aus diesem Grund zählt diese Softwareerweiterung auch zu den beliebtesten Modulen unserer Kund:innen.