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Whitepaper: "Pflicht zur E-Rechnung ab 2025"

Wie Sie mit SmartDocuments digitale Rechnungen visualisieren ...

Mit dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine neue Regelung für Unternehmen in Kraft: die verpflichtende Fähigkeit, digitale Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Doch was genau sind digitale Rechnungen und welche Anforderungen müssen Unternehmen künftig erfüllen? Digitale Rechnungen sind strukturierte, maschinenlesbare Dokumente, die in standardisierten Formaten ausgetauscht werden. Anders als traditionelle Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen, die lediglich als Bild verarbeitet werden können, enthalten digitale Rechnungen Daten in einem maschinenlesbaren Format, das automatisch von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden kann. Dies spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch Fehler durch manuelle Eingaben.



Einheitliches Rechnungsformat

Mit der Norm EN 16931 werden die Anforderungen an das Rechnungsformat vorgegeben. In Deutschland sind diese über ZUGFeRD oder XRechnung abgedeckt. Während ZUGFeRD sowohl für Menschen, als auch für Maschinen lesbar ist, ist XRechnung ausschließlich für die maschinelle Verarbeitung gedacht. XRechnung hat sich vor allem im öffentlichen Sektor etabliert und ist dort für Rechnungssteller bereits Pflicht. Es handelt sich hierbei um ein XML-basiertes Format, das sämtliche Daten in strukturierter Form enthält und daher direkt in die Buchhaltungssysteme eingelesen werden kann. Dennoch bleibt eine große Herausforderung für Unternehmen: Die fehlende Visualisierung von XRechnungen für Menschen.

Zeitplan

Ab 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ab 2027 wird es für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtend sein, ausschließlich elektronische Rechnungen an unternehmerische Leistungsempfänger auszustellen. Ab 2028 gilt diese Pflicht für alle Unternehmen, unabhängig von der Umsatzgröße.

Für Unternehmen bedeutet diese Umstellung nicht nur eine technische Herausforderung, sondern auch eine Chance zur Optimierung interner Prozesse. Der automatisierte Empfang und die Verarbeitung digitaler Rechnungen können zu einer deutlichen Reduzierung der Verwaltungskosten führen. Insbesondere die Reduzierung von Papier, Porto und Lagerkosten aber auch die Zeit- sowie Fehlerreduktion bei der manuellen Erfassung von Rechnungen wird von vielen Unternehmen als großer Vorteil gesehen. Mit SmartDocuments können diese Prozesse noch effizienter gestaltet werden, da das System nicht nur in der Lage ist, XML-Daten zu verarbeiten sondern auch individuelle Dokumentvorlagen umgesetzt werden können, die den unternehmensspezifischen Anforderungen und Corporate-Design-Vorgaben entsprechen.

XRechnungen mit SmartDocuments visualisieren

Die XRechnung ist, wie oben beschrieben, ein standardisiertes XML-Format, das speziell für die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten entwickelt wurde. Während dieses Format für Buchhaltungssysteme optimal geeignet ist, fehlt ihm die menschliche Lesbarkeit. Genau hier kommt SmartDocuments ins Spiel. Durch die flexible Integration von XML-Daten und die einfache Erstellung von Vorlagen bietet SmartDocuments Unternehmen und Organisationen eine effiziente Lösung, um Rechnungen im Format XRechnung visuell ansprechend darzustellen.

Einbindung von XML-Feldern innerhalb SmartEditor

Mit dem SmartEditor (Werkzeug zur smarten Vorlagenerstellung) lassen sich XML-Dateien mühelos mit bestehenden Vorlagen verknüpfen, um eine nahtlose und automatisierte Übernahme der Rechnungsdaten zu ermöglichen. Dabei bleibt die Gestaltung der Vorlagen flexibel und individuell anpassbar. Für die Einbindung der XML-Daten stehen Ihnen 3 unterschiedliche Varianten zur Verfügung:

  1. Feld-Übernahme
  2. Verknüpfung mit SmartDocuments-Fragen
  3. Wiederholende Datenstrukturen.


Variante 1: Feld-Übernahme

Dies ist die einfachste Variante und ermöglicht die Einbindung einzelner Felder aus der XML-Datei in die SmartDocuments-Vorlage. Wählen Sie hierfür im SmartEditor den Reiter „XML-Felder“ aus. Sie finden dort eine Übersicht aller vorhandenen XML-Felder. Das jeweilige Feld kann anschließend per Drag & Drop oder alternativ per Doppelklick an die passende Stelle innerhalb der Vorlage integriert werden.

Hinweis: Diese Variante wählen Sie, wenn gezielt einzelne XML-Felder an bestimmten Positionen im Dokument platziert werden sollen. Dies können beispielsweise Lieferantendaten, das Rechnungsdatum oder auch die Rechnungsnummer sein.

Variante 2: Verknüpfung mit SmartDocuments-Fragen

Wenn Sie nicht nur einzelne Felder übernehmen, sondern diese gezielt anpassen oder auch dynamische Inhalte basierend auf bestimmten Feldern hinzufügen möchten, bietet SmartDocuments die Möglichkeit, XML-Felder mit individuellen Fragen zu verknüpfen. Auf diese Weise können Sie Ihre Rechnungen flexibel optimieren. Erstellen Sie hierzu z.B. eine Auswahlfrage und verknüpfen diese mit einem XML-Feld. In den Eigenschaften der Antworten definieren Sie ebenfalls im Reiter „XML“ über Operatoren, die später zur verwendenden Inhalte. In diesem Beispiel prüft SmartDocuments, welcher Lieferant im Feld „RegistrationName“ angegeben wurde und ergänzt das passende Unternehmenslogo innerhalb der Rechnung.



Variante 3: Wiederholende Datenstrukturen

Manuell jedes einzelne XML-Datenfeld innerhalb der Vorlage zu hinterlegen ist ggf. etwas mühsam. Gerade bei Rechnungsvorlagen kann es mitunter viele Rechnungsposition geben, die wiederum aus mehreren Daten wie beispielsweise „Bezeichnung“, „Mengenangabe“ und „Einzelpreis“ besteht. Dabei bleibt der Aufbau jeder Rechnungsposition jedoch immer gleich, völlig unabhängig vom Inhalt. In diesem Fall spricht man von einer „sich wiederholenden Datenstruktur“. SmartDocuments bietet den Vorteil, dass in Kombination mit einer „XML-Frage“ eine solche Struktur (beispielsweise eine Tabellenzeile) nur einmalig festgelegt werden muss. Das System übernimmt daraufhin automatisch die Erstellung der gesamten Tabelle und fügt alle Daten korrekt ein.

Legen Sie hierfür im SmartEditor eine „XML-Frage“ an und verbinden Sie diese mit dem übergeordneten Knoten der sich wiederholenden Datenstruktur. Um die Darstellung des Datensatzes zu definieren, öffnen Sie im Anschluss die „XML-Frage“. Da in diesem Beispiel eine Tabelle mit den einzelnen Produkten aufgelistet werden soll, wird eine Tabellenzeile mit der passenden Spaltenbreite und den zu verwendenden Datenfeldern hinterlegt. Im Anschluss muss die „XML-Frage“ lediglich an der passenden Stelle im Dokument eingefügt werden. SmartDocuments erstellt daraufhin automatisch eine dynamische Tabelle mit je einer Tabellenzeile pro vorhandenem Datensatz.




Fazit

Die Visualisierung von XRechnungen innerhalb SmartDocuments bietet eine flexible und effiziente Lösung für Unternehmen und Organisationen, die sich den neuen gesetzlichen Anforderungen stellen müssen. Dank der intuitiven Bedienung und der schnellen Umsetzbarkeit lassen sich XML-Daten ohne großen Aufwand in ansprechende, lesbare PDF-Dokumente umwandeln. Darüber hinaus bietet SmartDocuments die Flexibilität, für verschiedene Rechnungssteller individuelle Layouts zu definieren. Ob Sie ein einheitliches Design bevorzugen oder unterschiedliche Vorlagen nutzen möchten – mit SmartDocuments sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt.


Autor

Pascal Sauermann

SmartDocuments Deutschland GmbH
Presales Consultant

Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf

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Quellen

  • www.e-rechnung-bund.de
  • www.handwerksblatt.de
  • www.ihk.de