Tipps & Tricks: Nutzen Sie eigentlich auch die "Dokumenteigenschaften"?
Der Einsatz von Metadaten ...
Wie Sie Dokumente schnell wiederfinden!
Metadaten sind strukturierte Informationen, die beschreiben, erklären, lokalisieren, oder es sonst wie einfacher machen, eine Informationsquelle abzurufen, zu verwenden oder zu verwalten, kurz gesagt: Metadaten sind "Daten über Daten".
Für die einfache Verwaltung von vielen Dokumenten
sind Metadaten unerlässlich.
Metadaten eines Dokumentes enthalten z.B. Informationen über die Art des Dokuments, Autor:innen, das Erstellungsdatum oder aber auch spezifische Informationen, wie beispielsweise den Rechnungsbetrag, die Vertragsnummer oder Ähnliches. Je mehr Informationen in Form von Metadaten zu einem Dokument gespeichert werden, desto besser lassen sich diese später verwalten und wiederfinden.
In den Beiträgen "Tipps & Tricks: Alternative Dateinamen" sowie "Tipps & Tricks: Zusammengestellte Felder" haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie Ihre generierten Dokumente automatisiert mit sprechenden, individuellen Dateinamen ausstatten können. Im Folgenden möchten wir Ihnen kurz erläutern, wie Sie neben dem Dateinamen noch weitere Informationen als sogenannte Metadaten hinterlegen lassen können.
Und so funktioniert´s!
Innerhalb SmartControl können Sie unter dem Reiter „Dokumenteigenschaften“ festlegen, unter welchem Namen Metadaten gespeichert werden können.
Die Felder können auf drei Arten gespeichert werden:
- Eigenschaften: Speichert die Information als Metadaten im Dokument
- Variable: Für Anwender:innen unsichtbare Metadaten. Können durch Drittanwendungen ausgelesen werden
- XML: Die Information wird als zusätzlicher XML-Knoten in der Antwort-XML hinterlegt.
Nachdem die Felder innerhalb SmartControl hinterlegt sind, müssen diese nun in den Eigenschaften der Vorlage verbunden werden.
Zur Auswahl stehen hier Datenfelder, XML-Werte, Wizard-Fragen oder Festwerte.
Alle Tipps & Tricks zu unserer Software finden Sie im Rahmen unserer Newsmeldungen durch die Auswahl der Kategorie "Tipps & Tricks".
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Gerne stehe ich Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
Pascal Sauermann
SmartDocuments Deutschland GmbH
Presales Consultant
Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf
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