Ein Blick zurück: „Interkommunales bijeenkomst“ 2025
Interkommunales "bijeenkomst" zum Thema Digitalisierung
Erfahrungsaustausch deutscher und niederländischer Kommunen
Am 27.03.2025 boten wir gemeinsam mit unseren Partnern, der PICTURE GmbH sowie der JCC Software GmbH, zum zweiten Mal Verwaltungsmitarbeiter:innen einen entspannten Rahmen, um den gemeinsamen Dialog in Sachen Verwaltungsmodernisierung zu führen. So trafen sich, bei strahlendem Sonnenschein, 30 Teilnehmer:innen im schönen Städtchen Leer (Ostfriesland) lauschten spannenden Vorträgen, innovativen Ansätzen und diskutierten fleißig über die individuellen Herausforderungen im Verwaltungsalltag.
„Wir brauchen einen Kulturwandel.“ ...
– ein Satz, den man auf Digitalisierungskonferenzen häufig hört. Doch selten folgt die entscheidende Frage: Wie gelingt er konkret? Genau diesem Problem stellte sich Jakob Dalin (Chief Relationship Officer und Prokurist bei Public Experts GmbH) als Keynote-Speaker in seinem Vortrag „Transformation der Kultur – Wie man IT-Projekt-Herausforderungen im öffentlichen Sektor bewältigt". Im Mittelpunkt des, unserer Meinung nach perfekten Einstiegs, bevor Vertreter:innen aus deutsch- sowie niederländischen Kommunen ihre Projekte vorstellten, stand die Frage, warum Veränderung in Organisationen fast immer auch Konflikte mit sich bringt – und wie man diesen begegnen kann. Jakob Dalin hat dabei anhand von Beobachtungen aus der Praxis aufgezeigt, wie Organisationen „ticken“, warum gute Ideen oft an strukturellen Hürden scheitern und welche Rolle Führung, Klarheit und Haltung bei echter Transformation spielen.
Gemeinde Heerlen digitalisiert sich ...
Karsten Hakkenbroek, Leiter für Bürgerangelegenheiten in dem niederländischen Heerlen, zeichnete den Weg nach, den seine Gemeinde im Zuge der Digitalisierung und der Einführung eines Terminbuchungs- und eines Besucherleitsystems gegangen ist. War die Arbeit in den Bürgerservices bisher rein papierbasiert und von veralteten Prozessen geprägt, bekamen nun diese digitalen und bürgerorientierten Lösungen ihren Platz. Natürlich gab es auch hier den Widerstand, den viele bei solchen Neuerungen kennen werden: Die Skepsis vor den neuen Prozessen und die Scheu vor der Digitalisierung durften nicht ignoriert werden. Bei diesen Schmerzpunkten hat Karsten Hakkenbroek gute Erfahrungen mit einer offenen und transparenten Kommunikation gemacht. Dazu kamen Schulungen und eine konsequente Einbindung der Mitarbeiter:innen in den Veränderungsprozess. In der Zukunft wird sich Heerlen weiterhin auf nachhaltige und benutzerfreundliche Lösungen stützen, um weiterhin zukunfts-und wettbewerbsfähig zu sein. Und vor allem: bürgerfreundlich.
Prozessmanagement in der Grafschaft Bad Bentheim ...
Nina Lögering und Franziska Löhr, jeweils Digitalisierungsbeauftragte der Grafschaft Bentheim, haben ihre Erfahrungen aus der Einführung eines Prozessmanagementsystems geteilt. Sie zeigten anhand des eingeführten eRechnungs–Workflows, wie die Bearbeitungszeit für die Mitarbeiter:innen so effizient gestaltet wird, dass sie deutlich verkürzt wurde. Ganz ohne Herausforderungen ging es auch hier nicht: Mangelnde Ressourcen, Mitarbeiter:innen, die der Digitalisierung skeptisch gegenüberstehen und schließlich auch die Abhängigkeit von externen Dienstleistern wurden hier herausgestellt. Interessant ist, dass die Grafschaft mit dem Einsatz von KI– gestützten Automatisierungen sehr gute Erfahrungen gemacht hat und auch Chatbots erfolgreich eingesetzt werden. Um generell die Akzeptanz für digitalisierte Verfahren zu erhöhen, sehen Nina Lögering und Franziska Löhr, genau wie Karsten Hakkenbroek, einen Schlüsselfaktor in den Schulungen für die Mitarbeiter;innen und dessen konsequentem Miteinbeziehen.
OZG und EfA – Zwischen Idealismus und Umsetzung
Einen geschärften Blick auf das Onlinezugangsgesetz (OZG) und das „Einer für Alle“-Prinzip (EfA) warf Lena Reiners, die Digitalisierungsbeauftragte der Stadt Wiesmoor, für uns: Im Zentrum steht die Interoperabilität, die sicher stellt, dass Daten durch die Vernetzung verschiedener Systeme ohne Informationsverlust miteinander ausgetauscht werden können. Datenschutz, Benutzerfreundlichkeit und ein einheitliches Portal für alle relevanten Dienstleistungen sind hier zentrale Säulen. Lena Reiners identifizierte verschiedene Probleme für uns, die die Diskussion anregten: Unter anderem, ob die Digitalisierung in der jetzigen Form umsetzbar ist und einen optimierten Mehrwert für Bürger:innen und Mitarbeiter:innen bietet.
Kiel optimiert Prozesse durch automatisierte Bescheiderstellung in der OZG-Cloud ...
Den Abschluss der Agenda übernahm Sven Buick, Head of Sales und Partnermanager SmartDocuments Deutschland GmbH, der im Namen der Stadt Kiel (die leider nicht kommen konnten) vorstellte, wie schnell Onlinedienste an den Start gehen können, wenn alle Beteiligten Hand in Hand arbeiten. Getreu dem Motto "Neues einfach machen!" setzte Kiel innerhalb weniger Wochen einen automatisierten Prozess für das Mobile Haltverbot um. Durch das Zusammenspiel unterschiedlicher Komponenten (OZG-Cloud, Allgemeine Fachanwendung (Alfa), Antragsmanagement sowie Vorlagenmanagementsystem) konnte die Bearbeitungszeit der derzeit 7.000 Anträge pro Jahr von 7-10 Minuten auf eine Bearbeitungszeit von 1 Minute reduziert werden. Die gewonnene Zeit können die Verwaltungsmitarbeiter:innen für "Härtefälle" und andere Projekte nutzen. Das Projekt zählt daher innerhalb der Landeshauptstadt als Musterbeispiel für die Vereinfachung von Verwaltungsabläufen, sodass sich derzeit zahlreiche weitere Onlinedienste in der Umsetzung befinden.
Mit diesen Impulsen schließen wir unseren Rückblick auf das Netzwerktreffen „Interkommunales bijeenkomst”. Wir bedanken uns bei allen Speakern, die sowohl ihre Projekte, Erfahrungen und Ratschläge mit uns und den Teilnehmer:innen geteilt haben. Sie alle haben diesen Tag in seiner Gestaltung nicht nur erst ermöglicht, sondern ihn auch zu so einem Erfolg gemacht. Ein Wiedersehen gibt es bestimmt. ;-)
Dieses Netzwerktreffen wurde gemeinschaftlich von den Unternehmen PICTURE GmbH, JCC Software GmbH und uns organisiert.
Wir bedanken uns für die enge und freundschaftliche Zusammenarbeit mit unseren Partnern und freuen uns bereits jetzt auf eine Wiederholung dieses Formates.
Unsere Partner
PICTURE GmbH
Über die PICTURE GmbH
Die PICTURE GmbH ist ein mittelständisches, inhabergeführtes und unabhängiges Unternehmen mit Sitz in Münster (Westfalen), das sich mit einem Team aus 55 Branchen- und Methodenexpert*innen und einem umfangreichen Lösungsportfolio auf Organisationsgestaltung und Prozessmanagement im öffentlichen Sektor spezialisiert hat.
Seit Gründung im Jahr 2008 hat PICTURE deutschlandweit über 350 Kundenprojekte erfolgreich umgesetzt. Wir bieten mit der Kombination aus erfahrenen Mitarbeitenden, selbst entwickelten und betriebenen Softwarewerkzeugen, einem Schulungsprogramm sowie einem umfangreichen Werkzeugkoffer aus Methoden, Inhalten und Hilfsmitteln alle Bestandteile zur Problemlösung aus einer Hand, was in dieser Form einmalig für den öffentlichen Sektor in Deutschland ist. Im Ergebnis unterstützen und befähigen wir Organisationen, Führungskräfte und Mitarbeitende im öffentlichen Sektor dabei, ihre Aufgaben motivierter, zielgerichteter, kostengünstiger, in höherer Qualität, schneller und/oder rechtssicherer erledigen zu können.
Kontakt
PICTURE GmbH
Friesenring 32
48147 Münster
JCC Software GmbH
Über die JCC Software GmbH
JCC Software ist einer der führenden Hersteller von Soft- und Hardware-Standardlösungen für den öffentlichen Dienst. Als ursprünglich niederländisches Unternehmen entwickeln wir seit mehr als 30 Jahren unsere Software in Zusammenarbeit mit Kommunen speziell für Kommunen. Mithilfe unserer intuitiven Software können bürgerorientierte Organisationen, wie Städte, Gemeinden und Landkreise, ihren Service strukturell verbessern. Das Spektrum reicht von Online-Terminvereinbarung mit Ressourcen- und Raumbuchung über Zahlungsabwicklung und Personalplanung bis hin zur Besuchersteuerung mit Ticketausgabe, Aufrufanlage und Bildschirmkommunikation.
Kontakt
JCC Software GmbH
Mendelstraße 11
48149 Münster
