Wenn die Dokumentengenerierung mal wieder durch die Decke geht ...

Mit SmartDocuments ist es ganz einfach, durchgestylte, personalisierte Dokumente zu erstellen und das vollständig automatisiert. Auf Basis vorgefertigter, intelligenter Vorlagen werden Dokumente generiert und durch Endnutzer:innen über einen einfachen Frage-Antwort-Dialog, alternativ auch gerne automatisiert über XML-/JSON-Dateien, personalisiert.

Große Zahlen, komplexe Dokumente ...

Was ist jedoch, wenn nicht nur 10, 100 oder 1.000 sondern mehr als 10.000 Dokumente auf einmal erstellt werden sollen? Angenommen, Sie möchten sehr viele komplexe Dokumente generieren, wie z.B. Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Briefe über beispielsweise Mieterhöhungen, kurz gesagt: Dokumente, die sich nicht nur anhand der personalisierten Adressierung unterscheiden, adressiert an zehntausende Empfänger:innen. Da kommt auch unsere Standardversion ein bisschen ins Schwitzen. Genau hier setzt jedoch unser Zusatzmodul „High Volume" an. Es ermöglicht die schnelle und effiziente Erstellung verschiedener Dokumente mit verschiedenen XML-Dateien.

Das Abrufen der Daten, die korrekte Übernahme in die Vorlage, die Erstellung sowie der Versand des Dokuments sind unterschiedliche Prozesse, die für all diese Dokumente zum Tragen kommen. Ganz schön komplex und belastend, bei großen Dokumentenaufkommen.

Aus diesem Grund arbeitet unser Zusatzmodul „High Volume“ mit mehreren Warteschlangen, die asynchron abgearbeitet werden.

Das bietet folgende Vorteile:

• Einfaches Eingreifen, sollte ein Prozess nicht richtig laufen
• Anzeige, bei welchem Dokument bzw. bei welchen Dokumenten etwas schief gelaufen ist
• Vorherige Planung der Prozesse
• Zeit- und somit Kostenersparnis
• Fehlerreduktion

Sie haben die vollständige Kontrolle über den gesamten
Arbeitsablauf all Ihrer komplexen Dokumente.

Aber worin liegt jetzt der Unterschied
zu einem Serienbrief?

Beim Serienbrief handelt es sich um das altmodische Zusammenführen von Daten aus einer Datenbank (z.B. einer Excel-Tabelle) in einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word innerhalb einer Dokumentvorlage. Das ist selbstverständlich auch mit SmartDocuments möglich.

Der Unterschied zu unserem Modul „High Volume“ besteht darin, dass wir beim Seriendruck von einer Quelldatei sprechen, die alle Dokumente über eine Vorlage generiert. Wenn Sie jedoch mit mehreren Quelldateien arbeiten oder Zehntausende Dokumente erstellen möchten, ist das über die Serienbrieffunktion nicht möglich.